ERP For General and Factory Business         Account Payable & Cash Payment System, AP (ระบบบัญชีเจ้าหนี้และการจ่ายชำระเงิน)         ระบบนี้จะช่วยในด้านการลงบัญชีเจ้าหนี้และการชำระในค่าสินค้าหรือการบริการให้แก่ผู้ขาย ซึ่งธุรกิจโดย ทั่วไป มักไม่ได้ซื้อด้วยเงินสด ในทางตรงกันข้ามมักจะเปิดบัญชีสินเชื่อและส่งเงินไปชำระในภายหลัง ระบบนี้เห็นความสำคัญทางด้านการชำระเงินเป็นเรื่องใหญ่เนื่องจากเราสามารถยืด ระยะเวลาการชำระเงินให้กับผู้ขายได้นานเท่าใด ก็เท่ากับว่ากิจการใช้ผลประโยชน ์เพิ่มขึ้นจากการนำเงินไปหมุน ในด้านอื่นๆ มากขึ้นเท่านั้นซึ่งเป็นการเพิ่ม Return on Investment นั้นเอง         ระบบบัญชีเจ้าหนี้นี้ เป็นระบบที่พิจารณาว่าเมื่อใดจึงจะจ่ายชำระให้แก่ผู้ขาย และจะจ่ายในจำนวนเท่าใด การพิจารณาว่าเมื่อใดควรจะชำระหนี้นั้น ดูจากวันที่ในใบกำกับสินค้า (Due Date) และเงื่อนไขการชำระ การให้ส่วนลดในการชำระเงิน เป้าหมายอีกประการหนึ่งของระบบนี้ คือเตรียมข้อมูล ให้กับฝ่าย บริหาร ในการพิจารณาการจัดสรรเงินสดซึ่งเป็นส่วนสำคัญในการพิจารณาเรื่องการหมุนเวียนเงินสด (Cash Flow)         ใบกำกับสินค้าจากผู้ขายซึ่งส่งมายังแผนกบัญชี และแผนกบัญชีส่งให้กับแผนกคอมพิวเตอร์บันทึก เข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์ ถ้าระบบนี้มีการเชื่อมต่อกับระบบรับสินค้า (Receiving System) ก็จะได้รับข้อมูล นั้นจากระบบดังกล่าว เพื่อแสดงให้รู้ว่าผู้ขายได้กลายเป็นเจ้าหนี้ของกิจการ และจะทำให้แผนกบัญชีรู้ว่า จะต้องเตรียมชำระเงินอีกเป็นจำนวนเท่าไหร่ ให้กับเจ้าหนี้แต่ละราย เมื่อสิ้นเดือนผู้ขายก็อาจจะส่งรายงาน ประจำเดือน หรือใบยืนยันยอดลูกหนี้ หรือใบแจ้งยอดบัญชี ึ่งจะแสดงรายละเอียดรายการที่ยังไม่ได้ชำระ มาให้เปรียบเทียบกับที่เรามีอยู่         C/N , D/N ของผู้ขาย เพื่อจะแสดงให้รู้ว่า ผู้ขายได้ลดหนี้/เพิ่มหนี้ ตามใบกำกับสินค้าที่ระบุมาซึ่งจะมีประโยชน์อย่างมากในการชำระเงินกับเจ้าหนี้ต่อไป         การชำระเงินให้กับผู้ขาย สามารถที่จะให้เครื่องพิจารณา Invoice ที่อยู่ในข่ายการตัดชำระเงินได้บ้าง ซึ่งผู้ใช้จะเป็นผู้กำหนดจุดตัดชำระ (Cut off) นั้นคือ ปริมาณเงินสดที่มีอยู่ แล้วโปรแกรม จะเข้าไปแยก ใบกำกับสินค้าที่ชำระในงวดนี้ออกจากรายการที่จะชำระในภายหลังใบกำกับสินค้าที่จะชำระในงวดนี้จะ ถูกนำมาพิมพ์ใบสำคัญสั่งจ่าย(เอกสารการจ่ายเงิน/Payment slip)โดยโปรแกรมจะกำหนดหมายเลขให้ ใบกำกับสินค้าที่จะจัดทำนี้ แยกสรุปตามรหัสผู้ขาย         ในบางครั้งอาจเกิดความผิดพลาดเกี่ยวกับบัญชีเจ้าหนี้ได้ เมื่อเกิดปัญหาเช่นนั้นเราสามารถที่จะให้เครื่อง ปรับปรุงรายการเจ้าหนี้ได้ด้วย การปรับปรุงจะเป็นการปรับปรุงจำนวนเงิน โดยอ้างถึงเลขที่เอกสารที่จะ ปรับปรุงและรายการปรับปรุงนี้จะถูก Pos ไปยังบัญชีแยกประเภท (Journal Voucher)         จะมีการบันทึกสมุดรายวัน และทำการลงบัญชีแยกประเภทให้ทันที จึงทำให้สามารถสรุปบัญชีในแต่ละวันได้ และออกงบการเงินได้เมื่อต้องการ สามารถที่จะออกรายงาน หรือสอบถามข้อมูลต่าง ๆ ที่ต้องการได้ดังนี้ สอบถามหรือเรียกดูการเคลื่อนไหวของเจ้าหนี้แต่ละราย พิมพ์การ์ดเจ้าหนี้รายตัว (A/P LEDGER CARD) แสดงการเคลื่อนไหวของเจ้าหนี้ในแต่ละวัน รายงานแสดงใบส่งสินค้า/ใบกำกับสินค้าที่ค้างชำระเงิน และแสดงถึงอายุหนี้ของใบส่งสินค้า/ใบกำกับสินค้านั้น ซึ่งค้างชำระภายใน 30วัน มากกว่า 30 แต่ไม่เกิน 60วัน มากกว่า 60 แต่ไม่เกิน 90วัน และมากกว่า 90วัน (A/P OVERDUE REPORT) รายงานสรุปการเคลื่อนไหวประจำวัน (DAILY A/P MOVEMENT) รายงานสรุปการเคลื่อนไหวประจำเดือนปัจจุบัน (MONTHLY A/P MOVEMENT) A/P Aging report / summary Aged Cash Requirements เป็นรายงานอายุการค้างชำระหนี้แก่เจ้าหนี้แต่ละรายที่ยังไม่ถึงกำหนดชำระ (On Due) กับรายการที่เกินกำหนดชำระแล้ว(Over Due) ซึ่งมีประโยชน์ในการจัดสรรค์เงินสดเพื่อชำระเงินให้แก่เจ้าหนี้เหล่านั้นได้ทันตามกำหนดชำระเงิน รายงานการจ่ายชำระเงินในแต่ละวัน (DAILY CASH PAYMENT REPORT) ซึ่งจะแสดงยอดจ่ายชำระเงินแยกเป็นเงินสด และเช็คธนาคาร รายงานคุมเช็คจ่ายลงวันที่ล่วงหน้า ( POST DATE CHEQUE PAYMENT / CHEQUE PAYMENT REGISTER ) ซึ่งจะแสดงเช็คสั่งจ่ายออกเพื่อการตัดชำระหนี้ และแสดงจำนวนเงินที่จะต้องโอนเข้าบัญชีธนาคาร ตามวันที่กำหนดในเช็คแต่ละใบ รายงาน Journal Voucher เป็น JV ที่เกิดขึ้นจากการ post บัญชีจากระบบ APไปยัง GL Payment Voucher เป็น PV ที่เกิดขึ้นจากการ post บัญชีจากระบบ AP ไปยัง GL อื่น ๆ