ERP For General and Factory Business         Purchasing & Receiving System, PR (ระบบการจัดซื้อและรับสินค้า)         ปัจจุบันในธุรกิจที่ต้องแข่งขัน ความได้เปรียบที่มีทางเลือกที่ดีกว่า ภายใต้ค่าใช้จ่ายที่ประหยัดคุ้มค่า กลายเป็นสิ่งจำเป็นและต้องคำนึงถึงอย่างเลี่ยงไม่ได้ ระบบการจัดซื้อจึงเข้ามามีบทบาทแพร่หลายมากขึ้น สามารถช่วยงานฝ่ายจัดซื้อให้กับบริษัททั่วไปได้เป็นอย่างดี         การใช้คอมพิวเตอร์มีคุณสมบัติเด่นกว่าการใช้บุคลากรในด้านความสามารถที่จะทราบปริมาณสินค้าในมือและสินค้ากำลังสั่งซื้อได้อย่างถูกต้องรวดเร็ว สามารถเก็บข้อมูลเพื่อให้โปรแกรมวิเคราะห์เลือกผู้ขายที่เหมาะสมที่สุดให้การออกใบสั่งซื้อจึงทำได้รวดเร็วมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังได้บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการสั่งซื้อไว้สำหรับตรวจสอบการรับสินค้า ใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย และเป็นข้อมูลสำหรับการทำบัญชีต้นทุนเกี่ยวกับสินค้า ซึ่งใช้สำหรับการวางแผนและการควบคุมสินค้าคงเหลือด้วย คุณสมบัติเด่นของระบบนี้ คือ      1. ตัวระบบถูกออกแบบให้สามารถเชื่อมโยงข้อมูล (Interface) กับระบบอื่นๆ ได้ เช่นระบบสินค้าคงเหลือ (Inventory Control) เมื่อรับสินค้าเข้ามาก็จะทำการบันทึกรับสินค้า โดยหาต้นทุนสินค้าแต่ละรายการจากค่าใช้จ่ายทั้งหมดซึ่งมีรายงานแสดง (COST SHEET REPORT) ระบบเจ้าหนี้ (Account Payable) ระบบสินทรัพย์ถาวรและค่าเสื่อมราคา (Fixed Asset) ระบบบัญชีแยกประเภท (General Ledger) ฯลฯ จะช่วยให้การทำงานเต็มระบบได้ผลดี ลดความซ้ำซ้อน ทำให้เกิดความรวดเร็ว มีประสิทธิภาพในการทำงาน      2. มีการควบคุมการขอซื้อสินค้าการสั่งซื้อสินค้าการปรับปรุง การสั่งซื้อสินค้ การรับ สิน ค้า และการคืนสินค้า พร้ อมทั้งฟอร์ม ใบขอซื้อสินค้า ใบสั่งซื้อสินค้า ใบรับสินค้า ใบคืนสินค้าได้      3. สามารถ ออกใบสำคัญการสั่งซื้อ เพื่อลงบัญชีซื้อสินค้า      4. มีรายงานควบคุมการสั่งซื้อ รายงานข้อมูลรายวันต่างๆ รายงานสรุปการสั่งซื้อ      5. สามารถออกรายงานย้อนหลังได้ เพื่อดูประวัติข้อมูล         อย่างไรก็ดีจากการวิเคราะห์โปรแกรมที่ใช้งานทั่วไปหาก Interface กับ Stock พบว่าระบบนี้มีจุดอ่อนในด้านข้อมูลซึ่งจะมีผลกระทบในด้านปฏิบัติงาน เช่น การขาดข้อมูลทางด้านสินค้าคงเหลือที่ถูกต้อง จำนวนสินค้าคงเหลือและสินค้าที่กำลังสั่งซื้อไม่ตรงกับข้อมูลที่มีอยู่จริง สิ่งเหล่านี้เป็นปัญหาสำคัญอันจะทำให้การพยากรณ์ของเครื่องคลาดเคลื่อนได้ด้วยเหตุผลดังกล่าวระบบการจัดซื้อของบริษัทจึงถูกออกแบบให้สามารถ ออกรายงานการพยากรณ์ให้ฝ่ายจัดซื้อทบทวนและศึกษาดูความเป็นไปได้ก่อนการนำตัวเลขต่างๆ ไปใช้ เช่น ค่า Lead Time หรือประมาณความต้องการสินค้า เป็นต้นถ้าฝ่ายจัดซื้อเห็นว่ามีการเปลี่ยนแปลงในช่วงนั้น ก็สามารถเข้าแก้ไขปรับปรุงก่อนการจัดพิมพ์ใบสั่งซื้อเป็นการเพิ่มความระมัดระวังในการใช้เงินลงทุนจัดซื้อสินค้า โดยสรุปแล้ว         ระบบการจัดซื้อสินค้ามีข้อดีที่สามารถออกใบสั่งซื้อได้อย่างถูกต้องรวดเร็วมีรายงานตามความต้องการของผู้ใช้เพื่อเป็นแนวทางในการวิเคราะห์เป็นแหล่งข้อมูลในการสั่งซื้อเพื่อพิจารณาถึงผลในด้านส่วนลดที่จะได้รับราคา การประหยัดในด้านการขนส่งและค่าระวางโดยได้รับการออกแบบที่ดีง่ายแก่การใช้มีเอกสารสรุปขั้นตอน การทำงานของเครื่องพร้อมบุคลากรคอยให้การแนะนำกับเจ้าหน้าที่ฝ่ายจัดซื้อ ทำให้สามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานเป็นอย่างดี