ระบบบัญชีเจ้าหนี้และการจ่ายชำระเงิน (Account Payable And Cash Payment System)

ระบบนี้จะช่วยในด้านการลงบัญชีเจ้าหนี้และการชำระค่าสินค้าหรือการบริการให้แก่ผู้จำหน่าย ซึ่งธุรกิจโดยทั่วไป มักไม่ได้ซื้อด้วยเงินสด ในทางตรงกันข้ามมักจะเปิดบัญชีสินเชื่อและส่งเงินไปชำระในภายหลังระบบนี้เห็นความสำคัญทางด้านการชำระเงินเป็นเรื่องใหญ่เนื่องจากเราสามารถยืดระยะเวลาการชำระเงินให้กับผู้ขายได้นานเท่าใด ก็เท่ากับว่ากิจการใช้ผลประโยชน์เพิ่มขึ้นจากการนำเงินไปหมุนในด้านอื่น ๆ มากขึ้นเท่านั้น ซึ่งเป็นการเพิ่ม Return on Investment นั่นเอง

ระบบบัญชีเจ้าหนี้นี้ เป็นระบบที่พิจารณาว่าเมื่อใดจึงจะจ่ายชำระให้แก่ผู้จำหน่าย และจะจ่ายในจำนวนเท่าใด การพิจารณาว่าเมื่อใดควรจะชำระหนี้นั้น ดูจากวันที่ในใบกำกับสินค้า (Due Date) และเงื่อนไขการชำระ การให้ส่วนลดในการชำระเงิน เป้าหมายอีกประการหนึ่งของระบบนี้ คือเตรียมข้อมูลให้กับฝ่ายบริหารในการพิจารณาการจัดสรรเงินสดซึ่งเป็นส่วนสำคัญในการพิจารณาเรื่องการหมุนเวียนเงินสด (Cash Flow)

ใบกำกับสินค้าจากผู้จำหน่าย จะถูกส่งมายังแผนกบัญชีเพื่อเตรียมจ่าย และแผนกบัญชีส่งให้กับแผนกคอมพิวเตอร์บันทึกเข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์ ถ้าระบบนี้มีการเชื่อมต่อกับระบบรับสินค้า (Receiving System) ก็จะได้รับข้อมูลนั้นจากระบบดังกล่าว เพื่อแสดงให้รู้ว่าผู้จำหน่ายได้กลายเป็นเจ้าหนี้ของกิจการ และจะทำให้แผนกบัญชีรู้ว่า จะต้องเตรียมชำระเงินอีกเป็นจำนวนเท่าไหร่ ให้กับเจ้าหนี้แต่ละราย เมื่อสิ้นเดือนผู้จำหน่ายก็อาจจะส่งรายงาน ประจำเดือน หรือใบยืนยันยอดลูกหนี้ หรือใบแจ้งยอดบัญชี ซึ่งจะแสดงรายละเอียดรายการที่ยังไม่ได้ชำระ มาให้เปรียบเทียบกับที่เรามีอยู่

C/N , D/N ของผู้จำหน่าย เพื่อจะแสดงให้รู้ว่า ผู้ขายได้ลดหนี้/เพิ่มหนี้ ตามใบกำกับสินค้าที่ระบุมา ซึ่งจะมีประโยชน์อย่างมากในการชำระเงินกับเจ้าหนี้ต่อไป

การชำระเงินให้กับผู้จำหน่าย สามารถที่จะให้เครื่องพิจารณาใบกำกับสินค้าที่อยู่ในข่ายการตัดชำระเงินได้บ้าง ซึ่งผู้ใช้จะเป็นผู้กำหนดจุดตัดชำระ (Cut off) นั้นคือ ปริมาณเงินสดที่มีอยู่ แล้วโปรแกรมจะเข้าไปแยกใบกำกับสินค้าที่ชำระในงวดนี้ออกจากรายการที่จะชำระในภายหลัง ใบกำกับสินค้าที่จะชำระในงวดนี้จะถูกนำมาพิมพ์ใบสำคัญสั่งจ่าย (Prepayment Report) เพื่อให้ผู้จัดการอนุมัติสั่งจ่าย โดยโปรแกรมจะกำหนดหมายเลขให้ ใบกำกับสินค้าที่จะจัดทำนี้แยกสรุปตามรหัสผู้จำหน่าย รวมไปถึงการดึงรายการที่มีสถานะเป็นเจ้าหนี้และลูกหนี้ในเวลาเดียวกันมาหักล้างกันได้ เมื่อได้รับอนุมัติก็จะจัดทำเอกสารการจ่ายเงิน (Payment Slip) และพิมพ์เช็คออกมาจากระบบทั้งเช็คแบบต่อเนื่องและไม่ต่อเนื่อง

ในบางครั้งอาจเกิดความผิดพลาดเกี่ยวกับบัญชีเจ้าหนี้ได้ เมื่อเกิดปัญหาเช่นนั้นเราสามารถที่จะปรับปรุงรายการเจ้าหนี้ได้ด้วย การปรับปรุงจะเป็นการปรับปรุงจำนวนเงิน โดยอ้างถึงเลขที่เอกสารที่จะปรับปรุงและรายการปรับปรุงนี้จะถูกบันทึกลงไปยังบัญชีแยกประเภท (Journal Voucher) จะมีการบันทึกสมุดรายวัน และทำการลงบัญชีแยกประเภทให้ทันที จึงทำให้สามารถสรุปบัญชีในแต่ละวันได้ และออกงบการเงินได้เมื่อต้องการ

สามารถที่จะออกรายงาน หรือสอบถามข้อมูลต่าง ๆ ที่ต้องการได้ดังนี้

• สอบถามหรือเรียกดูการเคลื่อนไหวของเจ้าหนี้แต่ละราย

• พิมพ์การ์ดเจ้าหนี้รายตัว (A/P Ledger Card) แสดงการเคลื่อนไหวของเจ้าหนี้ในแต่ละวัน

• รายงานแสดงใบส่งสินค้า/ใบกำกับสินค้าที่ค้างชำระเงิน และแสดงถึงอายุหนี้ของใบส่งสินค้า/ใบกำกับสินค้านั้น ซึ่งค้างชำระภายใน 30 วัน มากกว่า 30 วันแต่ไม่เกิน 60 วัน มากกว่า 60 วันแต่ไม่เกิน 90 วัน และมากกว่า 90 วัน (A/P Overdue Report)

• รายงานสรุปการเคลื่อนไหวประจำวัน (Daily A/P Movement)

• รายงานสรุปการเคลื่อนไหวประจำเดือนปัจจุบัน (Monthly A/P Movement)

• A/P Aging Report / Summary Aged Cash Requirement เป็นรายงานอายุการค้างชำระหนี้แก่เจ้าหนี้แต่ละรายที่ยังไม่ถึงกำหนดชำระ (On Due) กับรายการที่เกินกำหนดชำระแล้ว (Over Due) ซึ่งมีประโยชน์ในการจัดสรรเงินสดเพื่อชำระเงินให้แก่เจ้าหนี้เหล่านั้นได้ทันตามกำหนดชำระเงิน

• รายงานแสดงรายการที่จะจ่ายชำระในงวด (Prepayment Report) จะแสดงรายการที่จะถึงกำหนดชำระเงินในช่วงที่กำหนดแยกตามผู้จำหน่าย เพื่อให้ผู้จัดการพิจารณาอนุมัติสั่งจ่าย

• รายงานการจ่ายชำระเงินในแต่ละวัน (Daily Cash Payment Report) ซึ่งจะแสดงยอดจ่ายชำระเงินแยกเป็นเงินสด เช็ค และเงินโอนธนาคาร

• รายงานคุมเช็คจ่ายลงวันที่ล่วงหน้า (Post Date Cheque Payment / Cheque Payment Register) ซึ่งจะแสดงเช็คสั่งจ่ายออกเพื่อการตัดชำระหนี้ และแสดงจำนวนเงินที่จะต้องโอนเข้าบัญชีธนาคาร ตามวันที่กำหนดในเช็คแต่ละใบ

• รายงาน Journal Voucher เป็น JV ที่เกิดขึ้นจากการ Post บัญชีจากระบบ AP ไปยัง GL

• รายงาน Payment Voucher เป็น PV ที่เกิดขึ้นจากการ Post บัญชีจากระบบ AP ไปยัง GL