ระบบบัญชีลูกหนี้และรับชำระเงิน (Account Receivable And Cash Receipt System)

การขายบ้านนั้น จะมีลูกค้าเป็นลูกหนี้ตามสัญญาการซื้อขายบ้าน ซึ่งประกอบด้วย เงินจอง เงินทำสัญญา เงินดาวน์ และเงินส่วนที่เหลือ รวมไปถึงการรับชำระเงินที่ลูกค้าจ่ายมา โดยจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้เอาไว้ในระบบ เพื่อผู้บริหารและพนักงานจะได้ทราบความเคลื่อนไหวของลูกหนี้แต่ละราย พร้อมทั้งสรุปการชำระเงินในแต่ละวัน

เมื่อรับชำระเงินมาจากลูกหนี้จะต้องมาบันทึกเข้าสู่ระบบแล้วโปรแกรมจะพิมพ์ RV นั้นออกมาให้ผู้ใช้และบันทึกลงสมุดรายวันเมื่อปรับปรุงข้อมูล การรับชำระเงินนี้อาจเป็นเงินสด เช็คหรือโอนเข้าบัญชีก็ได้โดยผู้ใช้จะต้องเป็นผู้กำหนดประเภทของการชำระเงิน รวมทั้งเลขที่สัญญาและงวดที่จะตัดชำระด้วย

เมื่อเช็คถึงกำหนด หรือมีการนำเช็คฝากธนาคารก็จะต้องบันทึกเข้าสู่ระบบ โดยระบุธนาคารที่นำเช็คไปฝากและเช็คเลขที่ที่จะนำฝาก เมื่อปรับปรุงข้อมูลก็จะบันทึกลงสมุดรายวัน โดยลงบัญชีธนาคารที่นำฝากกับเช็คในมือ และบันทึกในทะเบียนเช็คว่าได้ Pay In ไปแล้ววันที่เท่าไหร่พร้อมทั้งสรุปการนำเงินฝากธนาคารประจำวัน

เมื่อได้รับแจ้งว่ามีเช็คใบไหนผ่านธนาคารบ้าง และเช็คใบไหนรับคืนจากธนาคารบ้าง ก็ทำการบันทึกเข้าระบบ (JV) เมื่อทำการปรับปรุงข้อมูลก็จะบันทึกสมุดรายวันและปรับปรุงสถานะของเช็ค พร้อมทั้งรายงานแสดงเช็คคืนเพื่อใช้ในการติดตามกับลูกค้า นอกจากนั้นยังสามารถทำการปรับปรุงแก้ไขสถานะลูกหนี้ (A/R Adjustment) การแลกเปลี่ยนเช็คที่มีปัญหาหรือการยกเลิกการรับชำระเงิน

บันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบแล้ว สามารถที่จะดำเนินการเหล่านี้ได้ทันที

      • พิมพ์รายงานออกมาตรวจสอบข้อมูลก่อนการปรับปรุงข้อมูล เช่น รายงานการรับชำระเงินประจำวันแยกเป็น เงินสด เช็ค โอนเข้าธนาคาร หรือรายงานการปรับปรุงลูกหนี้รายตัว

      • สั่งพิมพ์ Journal Voucher และ Received Voucher มาแนบกับเอกสารอื่น ๆ ได้ โดยระบบจะให้รหัสบัญชี และชื่อบัญชีออกมาตามรายการ

      • สอบถามหรือเรียกดูการเคลื่อนไหวของลูกหนี้แต่ละราย

      • การ์ดลูกหนี้รายตัว (A/R Ledger Card) แสดงการเคลื่อนไหวของลูกหนี้ในแต่ละวันหรือในช่วงเวลาที่กำหนด

      • รายงานแสดงสัญญาที่ค้างชำระเงินเกินกำหนด (A/R Overdue Report) พร้อมทั้งอายุหนี้ของการค้างชำระ ซึ่งค้างชำระภายใน 30 วัน มากกว่า 30 วันแต่ไม่เกิน 60 วัน มากกว่า 60 วันแต่ไม่เกิน 90 วัน และมากกว่า 90 วัน

      • รายงานสรุปการเคลื่อนไหวประจำเดือนปัจจุบัน (A/R Monthly Movement)

      • รายงานสรุปยอดค้างชำระในขณะนั้น แยกตามประเภทลูกหนี้ รวมทั้งแยกยอดค้างชำระที่อยู่ในช่วงกำหนดชำระ และเกินช่วงกำหนดชำระ พร้อมทั้งวางแผนเงินที่จะได้รับในแต่ละเดือน ตามวันที่กำหนดชำระ (A/R Analysis Report)

      • รายงานการรับชำระเงินในแต่ละวัน (Daily Cash Receipt Report) ซึ่งจะแสดงยอดรับชำระเงินแยกเป็นเงินสด และเช็คผ่านธนาคาร และยกเลิกการรับชำระ

      • รายงานคุมเช็คลงวันที่ล่วงหน้า (Post Date Cheque/Note Receivable) ซึ่งจะแสดงเช็คในมือทั้งหมด และเช็คนำฝากธนาคารแล้ว แต่ที่ยังไม่ผ่านธนาคาร และจะแสดงสถานะของเช็คแต่ละใบรวมทั้งวันที่จะนำฝากธนาคารได้

      • พิมพ์ใบแจ้งยอดบัญชี (A/R Statement) เพื่อแจ้งยอดค้างชำระให้ลูกหนี้รับทราบเอาไว้ มีประโยชน์สำหรับการเร่งรัดหนี้สิน พร้อมทั้งสรุปอายุหนี้ในส่วนท้ายของเอกสาร

      • รายงานเช็คคืน (Cheque Return Report)

      • จัดพิมพ์ใบเสร็จรับเงิน (Official Receipt)