ระบบงบประมาณ (Budgeting Control)

เป็นระบบที่นำมาใช้เป็นเครื่องมือช่วยงานทำงบประมาณในแต่ละแผนกได้ โดยให้แต่ละแผนกสามารถกำหนดงบประมาณ ที่ตนต้องการเข้ามาเองได้ ซึ่งระบบจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับแผนการขายในแต่ละเดือน (Marketing Plan) แผนการผลิตหลัก (Master Production Plan) แผนการใช้ทรัพยากรและอื่น ๆ ที่จำเป็นต่อการทำงบประมาณเมื่อแต่ละแผนกป้อนงบประมาณเข้าไปในระบบก็จะถูกรวบรวมให้กับ ฝ่ายงบประมาณพิจารณาและปรับปรุงเพื่อออกรายงานนำเสนอและกำหนดใช้เป็นทางการ งบประมาณในระบบนี้จะแยกเป็นงบประมาณทั่วไป (General Budgeting) กับงบประมาณโครงการ (Project Budgeting) ซึ่งจะเป็นงบประมาณค่าใช้จ่ายและงบประมาณการซื้อทรัพย์สินเพื่อนำไปควบคุมการขอซื้อในระบบจัดซื้อ (PR) และควบคุมการเบิกใช้ในระบบสินค้าคงคลัง (IC) และระบบควบคุมการผลิต (SFC)

ความสามารถอื่น ๆ ของระบบ

1. ตั้งแผนงบประมาณได้ (Budget Plan) และกำหนดช่วงเดือนที่ทำงบประมาณได้ พร้อมทั้งอนุมัติใช้เป็นช่วงเดือนได้ โดยที่สามารถเรียกดูแผนเดิม หรือทำแผนใหม่โดยกำหนดเป็นเปอร์เซ็นต์จากแผนเดิมได้

2. มีความหลากหลายในการคำนวณงบประมาณได้ เช่น

       • สามารถคำนวณจากงบประมาณเดิมในเดือนก่อนได้ โดยกำหนดเป็นเปอร์เซ็นต์ และอัตราการเติบโตได้ (Growth Rate) เป็นแบบเดือน 3เดือน ครึ่งปี หรือหนึ่งปี

       • สามารถคำนวณจาก Marketing Plan ตามปริมาณขายหรือยอดขายเป็นจำนวนเงิน

       • สามารถคำนวณจาก Volumn Built

       • สามารถคำนวณจากจำนวนพนักงาน (Head Count) ได้

3. สามารถแยกเป็น Material Cost, Labour Cost และ OverHead Cost หรือเป็นค่าใช้จ่ายคงที่ (Fixed Cost) และค่าใช้จ่ายผันแปร (Variable Cost) ได้

4. สามารถที่จะจัดสรรค่าใช้จ่ายไปตาม Cost Center หรือ Profit Center ที่เราต้องการได้

5. สามารถกำหนดประเภทของงบประมาณได้ (Budget Type) เพื่อบอกถึงแหล่งที่มาของงบประมาณและสามารถสรุปการใช้จริงตามประเภทงบประมาณนั้นๆ เช่นงบประมาณสนับสนุนโดยสมาคม หรือรัฐบาล

6. สามารถที่จะเชื่อมโยงกับระบบควบคุมงานก่อสร้างและหน้างานเพื่อทำการอนุมัติ BOQ ที่ฝ่ายก่อสร้างทำขึ้น ควบคุมการสั่งซื้อและการเบิกใช้วัสดุให้เป็นไปตาม BOQ ที่อนุมัติแล้ว ควบคุมการจ่ายเงินให้กับผู้รับเหมาในกรณีเป็นงาน Subcontractor และทำการอนุมัติงบเพิ่มเติมเป็นครั้งคราวตามความเหมาะสมได้ พร้อมกับออกรายงานเปรียบเทียบต่างๆ ระหว่าง BOQ กับที่ใช้จริงได้ ทั้งค่าแรงและค่าวัสดุที่ใช้ในระดับงาน (Operation Sequence) ระดับยูนิต (Unit) ระดับแบบบ้าน (Product Code) ระดับเฟส (Phase) และระดับโครงการ (Project)

7. สามารถที่จะเชื่อมโยงกับระบบทรัพย์สินถาวรเพื่อคำนวณค่าเสื่อมราคาของทรัพย์สินทั้งทรัพย์สินในปัจจุบัน และอนาคตที่จะสั่งซื้อเข้ามาได้

8. สามารถที่จะทำการปรับงบประมาณและกำหนดใช้เป็นทางการได้ทุกเดือน และสามารถอนุมัติการใช้เพิ่มได้เป็นรายการไป โดยระบบจะเก็บผู้อนุมัติแต่ละครั้งว่าเป็นผู้ใด

รายงานจากระบบ

1. รายงานค่าใช้จ่ายผันแปร (Variable Cost) ค่าใช้จ่ายคงที่ (Fixed Cost) ซึ่งจะสรุปแยกตามกลุ่มหรือหมวดบัญชีได้ รวมไปถึงแยกตามกลุ่มสินค้า (Product Type) สายการผลิต (Product Line) แผนกและหน่วยงาน (Department/Section) ฝ่ายหรือสาขา (Division/Plant/Branch)

2. รายงานค่าใช้จ่ายโดยรวม

3. รายงานเปรียบเทียบการใช้จ่ายจริงกับงบประมาณ ตามกลุ่มสินค้า (Product Type) สายการผลิต (Product Line) แผนกและหน่วยงาน (Department/Section) ฝ่ายหรือสาขา (Division/Plant/Branch) โครงการ (Project)

4. รายงานงบประมาณการต่างๆ ซึ่งสามารถออกได้ถึงงบกำไรขาดทุนและงบดุลได้

5. รายงานก่อนจัดสรร และหลังจัดสรรค่าใช้จ่ายต่าง ๆ