ระบบการตลาด การขาย และการทำสัญญาอสังหาริมทรัพย์ (Sales and Agreement Control)
เป็นระบบที่นำเข้ามาช่วยในการบริหารงานขาย ทำให้ทราบถึงการเคลื่อนไหวของลูกค้า ปริมาณการขายตามโครงการต่างๆ เพื่อการติดตามและวางแผนการดำเนินงาน นอกจากนี้ยังเกิดความรวดเร็ว ถูกต้อง และสามารถออกรายงานต่างๆ ได้
คุณสมบัติของระบบ
1. จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับโครงการ เฟสบ้าน แบบบ้าน และบ้านแต่ละหลัง ซึ่งสามารถที่จะดูความเป็นไปต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้ รวมไปถึงการคิดราคาเมื่อลูกค้าสอบถาม จัดพิมพ์ใบราคาเฉพาะยูนิต และสามารถปรับเปลี่ยนราคาได้โดยง่าย
2. จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานขาย ซึ่งสามารถสรุปยอดขายของแต่ละพนักงานขายได้ รวมไปถึงสื่อโฆษณา และการจัดกลุ่ม
3. จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าที่มีการติดต่อกับบริษัท ทั้งผู้เข้าร่วมโครงการและลูกค้า ซึ่งสามารถเรียกดูประวัติของลูกค้า ตามสื่อโฆษณา สถานที่ ประเภทลูกค้า ประวัติการซื้อขายบ้าน การผ่อนชำระ เป็นต้น และมีการจัดเก็บที่อยู่ของลูกค้าถึง 3 ประเภท คือ ที่อยู่ที่ติดต่อได้ , ที่อยู่ที่ทำงาน , ที่อยู่ตามสำเนาทะเบียนบ้าน และมีสถานะแจ้งว่าเข้าอยู่หรือยังไม่เข้าอยู่ในหมู่บ้าน และสามารถพิมพ์ Label ออกมาตามที่อยู่ที่เราต้องการ เพื่อทำการส่งเอกสารต่าง ๆ ไปให้ลูกค้า
4. จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่ขายบ้าน ได้แก่ การออกงานแสดง ที่ Site หรือที่ Office ทำให้สามารถสรุปยอดขายแยกตามสถานที่ขายได้
5. จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับประเภทของลูกค้า เพื่อใช้ในการจัดแบ่งลูกค้าเวลาออกรายงาน
6. จัดการข้อมูลเกี่ยวกับขั้นตอนการซื้อขายบ้านดังนี้
> การจองบ้าน และการยกเลิก
เมื่อผู้ซื้อสนใจที่จะซื้อขายบ้าน จะมีการจองบ้านเอาไว้ก่อน เพื่อไม่ให้บ้านนี้ตกไปเป็นของผู้ซื้อรายอื่น โดยต้องจ่ายค่าจองบ้าน และจะได้รับใบเสร็จรับเงินว่ามีการจองแล้วจากบริษัท และกำหนดวันทำสัญญาอีกครั้งหนึ่ง แต่ถ้าผู้ซื้อบ้านจองบ้านแล้วไม่ทำสัญญาภายในวันที่กำหนด ค่าจองบ้านนั้นถือเป็นรายได้ของบริษัทไป ส่วนประวัติลูกค้ายังคงจัดเก็บเอาไว้ นอกจากนี้ยังมีการยกเลิกการจอง
> การจองบ้าน จะมีรายงานแสดงดังนี้
- รายละเอียดการจอง
- สรุปยอดขายเกี่ยวกับการจอง
- สรุปการรับชำระเงินเกี่ยวกับการจอง
- อายุการจองบ้าน เพื่อการติดตามลูกค้า
- ข้อมูลสำหรับการออกใบเสร็จรับเงิน
- รายงานแสดงจำนวนบ้านที่เหลือ
- รายงานแสดงบ้านที่มีการจอง
> การทำสัญญา การเปลี่ยนแปลงและการยกเลิกสัญญาซื้อขายบ้าน
เมื่อถึงกำหนดการทำสัญญา ลูกค้าจะนำเงินมาชำระค่าทำสัญญาที่กำหนดกับพนักงานขายเอาไว้ของประเภทบ้านที่จองนั้นๆ พร้อมกับดำเนินการทำสัญญา โดยปกติทางบริษัทจะจัดเตรียมเอาไว้ล่วงหน้า พร้อมทั้งการชำระเงินดาวน์ และการแบ่งงวดการชำระเงิน ซึ่งอาจจะมีการจัดแบ่งไม่เป็นไปตามตารางราคาและการชำระเงิน อันเนื่องมาจากเงื่อนไขต่างๆ ของบ้านแต่ละหลัง และจำนวนงวดการผ่อนชำระ
> ในส่วนนี้จะมีรายงานแสดงดังนี้
- จัดพิมพ์สัญญาซื้อขาย (Contract) และเอกสารแนบต่างๆ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง
- รายละเอียดการทำสัญญา (Daily Agreement Report)
- รายงานแสดงยอดขาย
- รายงานแสดงรายชื่อผู้ที่มีการยกเลิกสัญญา
- รายงานแสดงสัญญาที่มีการเปลี่ยนแปลง (Adjusted Agreement)
- รายงานแสดงบ้านที่มีการทำสัญญา
- ทะเบียนสัญญาการซื้อขาย (Receivable Card)
- พิมพ์ Bar Code ของรหัสแปลง และเลขที่สัญญาลงใน Payment Form เพื่อให้ทางธนาคารยิง Bar Codeได้เลย เมื่อมีการ Download ข้อมูลกลับมาจะได้ถูกต้อง
> การติดตามการผ่อนชำระเงินดาวน์
เมื่อทำสัญญาเสร็จจะถือว่าวันที่ทำสัญญาในเดือนต่อไปเป็นวันที่ถึงกำหนดการผ่อนดาวน์ ซึ่งจะมีรายงานแสดงดังนี้
- จัดพิมพ์ใบแจ้งหนี้ไปยังลูกค้า
- ใบเตือนในกรณีที่ลูกค้าไม่มาชำระตามกำหนดเวลา
- รายละเอียดการผ่อนดาวน์ (Cash Receipt)
- รายงานลูกค้าที่ไม่มาชำระตามกำหนดเวลา
- รายงานความเคลื่อนไหวลูกค้า Update ณ.วันปัจจุบัน (Agreement Status)
- รายงานแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับการขาดชำระ
- ใบกำกับการยกเลิก การคิดดอกเบี้ย จากการเตือน
- จัดเตรียมข้อมูลสำหรับออกใบเสร็จรับเงิน
> การโอนบ้าน และปิดสัญญาซื้อขาย
หลังจากที่ลูกค้าได้ผ่อนชำระเงินดาวน์งวดสุดท้ายเสร็จ จะมีการจัดเตรียมรายละเอียดได้แก่ เอกสารที่จะใช้ในการโอน เงินที่ต้องเตรียม เป็นต้น พร้อมทั้งทำการนัดหมายต่างๆ เพื่อทำการโอนบ้านที่ซื้อขายนี้ และสรุปค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น เมื่อโอนบ้านเรียบร้อยแล้ว จะทำการปิดสัญญาซื้อขายบ้าน ในส่วนนี้จะมีรายงานแสดงดังนี้
- รายงานแสดงสัญญาที่คาดว่าจะโอน
- รายงานแสดงบ้านที่โอน และปิดสัญญาเรียบร้อยแล้ว พร้อมทั้งค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น
- จัดเตรียมข้อมูลสำหรับออกใบเสร็จรับเงิน
7. จัดการข้อมูลเกี่ยวกับการให้บริการลูกค้าดังนี้
- บันทึกรายการแก้ไขเก็บงาน
- กำหนดแผนการแก้ไขเก็บงาน และรายการวัสดุที่ต้องใช้ซึ่งเชื่อมโยงกับระบบจัดซื้อและคลังสินค้า
- ออกใบสั่งงานผู้รับเหมา พร้อมออกใบเบิกวัสดุให้กับผู้รับเหมาไปเบิกสินค้า
- บันทึกผลการทำงานตามใบสั่งงานนั้น ๆ พร้อมอนุมัติการเงินผู้รับเหมา ซึ่งระบบจะไปตั้งหนี้ในระบบเตรียมจ่ายต่อไป ซึ่งอาจจะมีการหักเงินผู้รับเหมารายเดิมได้
8. ระบบนี้จะมีการเชื่อมโยงข้อมูล กับระบบต่างๆ ดังนี้
- ระบบ RE เพื่อปรับปรุงสถานะของอสังหาริมทรัพย์ในบริษัทอยู่ในระดับใด เช่น จอง ทำสัญญา/ผ่อนเงินดาวน์ โอน เป็นต้น
- ระบบ A/R AND Cash Receipt เพื่อปรับปรุงสภาพลูกหนี้ และเตรียมรับชำระเงิน
- ระบบ G/L เพื่อบันทึกลงบัญชีแยกประเภทสำหรับรายการขาย ซึ่งจะแบ่งออกเป็นจอง ทำสัญญา และโอนกรรมสิทธิ์
9. ระบบนี้สามารถคำนวณคอมมิชชั่นจ่ายให้กับพนักงานขายได้