ระบบบัญชีทรัพย์สินถาวรและค่าเสื่อมราคา (Fixed Asset and Depreciation System)

ระบบนี้จะเข้ามาช่วยให้ผู้บริหารได้รับทราบข้อมูลเกี่ยวกับสินทรัพย์ถาวร ทำให้รู้ว่าปัจจุบันมีสินทรัพย์จำนวนเท่าใด อยู่ที่ไหนบ้าง มากเกินต้องการหรือขาดเหลืออย่างไรบ้าง สินทรัพย์เหล่านี้ได้มีการใช้ให้ได้ผลคุ้มค่าอย่างเพียงพอหรือไม่ มีอายุการใช้งานมากน้อยแค่ไหนแล้วจำเป็นจะต้องมีการโอนสินทรัพย์จากส่วนที่ไม่ได้ใช้ไปยังส่วนที่ต้องการอะไรบ้าง แต่การโอนสินทรัพย์จะทำได้ยุ่งยากมากถ้าสินทรัพย์มีปริมาณมาก และแผนกต่าง ๆ ก็มีปริมาณมากเช่นกัน

เมื่อผู้บริหารได้รับทราบว่าปัจจุบันสินทรัพย์มีเท่าใด อยู่ที่ไหนบ้าง ผู้บริหารก็สามารถพิจารณาจัดสินทรัพย์เพื่อปรับปรุงให้ได้ใช้ประโยชน์สินทรัพย์ได้มากยิ่งขึ้น ซึ่งเท่ากับเป็นการควบคุมการลงทุนเกี่ยวกับสินทรัพย์ให้ดีขึ้น

นอกจากนี้ ยังสามารถใช้ควบคู่กับการตรวจนับสินทรัพย์ และการตรวจสภาพของสินทรัพย์ การตรวจนับปริมาณสินทรัพย์ที่มีอยู่จริงเพื่อควบคุมดูแลว่ามีการสูญหายของสินทรัพย์หรือไม่ หรือเท่ากับเป็นการตรวจดูตำแหน่งที่ตั้งของสินทรัพย์ด้วย ส่วนการตรวจสภาพก็เพื่อพิจารณาดูว่าสภาพสินทรัพย์ใดต้องการซ่อมแซมบำรุงรักษาซึ่งจะทำให้ยืดอายุการใช้งานและยังช่วยป้องกันการชำรุดโดยกระทันหันซึ่งอาจทำให้เสียค่าใช้จ่ายต่าง ๆ มากกว่าค่าซ่อมแซมเสียอีก

การคิดค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์นั้นสามารถคิดค่าเสื่อมในปัจจุบันและอนาคตได้ ทำให้สามารถประมาณการปริมาณเงินทุนที่มีสำหรับจัดซื้อต่าง ๆ ในอนาคต ซึ่งทำให้มีผลกระทบต่อกำไรที่คาดหมายไว้ในอนาคตของกิจการอย่างไรบ้าง วิธีการคิดค่าเสื่อมราคานั้น ระบบสามารถให้ผู้ใช้กำหนดได้ 2 วิธี คือ แบบเส้นตรง(Strenght) กับ Sum of Year Digits ในแต่ละรายการสินทรัพย์

นอกจากนั้นยังช่วยจัดทำทะเบียนกรมธรรม์ประกันภัย และทะเบียนสัญญาซ่อมแซมบำรุงรักษาสินทรัพย์ทั้งหมดที่อยู่ในครอบครอง เพื่อทำให้กิจการทราบว่า มีกรมธรรม์ หรือใบรับประกันที่ยังไม่หมดอายุอยู่เป็นจำนวนเท่าใด และเมื่อเกิดความเสียหายแก่สินทรัพย์ต่างๆ ขึ้นแล้วจะได้เรียกค่าทดแทนจากบริษัทประกันภัยได้ถูกต้อง หรือถ้าหมดอายุและจะได้ทำกาารต่อประกัน

รายงานต่าง ๆ ที่ได้จากระบบ มีดังนี้

1. รายงานเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงสำหรับสินทรัพย์ โดยเปรียบเทียบกับจำนวนที่กำหนดไว้ในงบประมาณ ทั้งนี้เพื่อป้องกันการใช้จ่ายเกินงบประมาณ

2. รายงานเกี่ยวกับค่าซ่อมแซมและบำรุงรักษา ซึ่งจะรายงานตามหน่วยที่รับผิดชอบเพื่อที่จะชี้ให้เห็นถึงความเอาใจใส่ดูแลรักษาในการใช้สินทรัพย์ถาวรของแต่ละหน่วยงาน

3. รายงานเกี่ยวกับกำไรขาดทุนในการจำหน่ายสินทรัพย์ถาวร ซึ่งจัดทำขึ้นเพื่อแสดงให้เห็นถึงความระมัดระวังในการใช้สินทรัพย์ นอกจากนั้นยังบอกให้ทราบถึงการประมาณอายุการใช้งาน และการประมาณราคาสุดท้ายของสินทรัพย์ได้ทำไปถูกต้องหรือไม่

4. รายงานเกี่ยวกับต้นทุนทั้งหมดของสินทรัพย์ที่ใช้ในแต่ละแผนกหรือหน่วยงาน สามารถนำมาใช้เป็นหลักในการพิจารณาว่าสมควรหรือไม่ที่จะลงทุนซื้อสิ้นทรัพย์นั้น และยังอาจจะนำมาใช้ในการพิจารณาอัตราผลตอบแทนของการลงทุน (Rate of Return Investment) ของแต่ละแผนกหรือหน่วยงานได้ด้วย

5. รายงานการจัดสรรค่าเสื่อมราคาเป็นค่าใช้จ่ายของแต่ละแผนก ทั้งนี้เพราะค่าเสื่อมราคานั้นเป็นต้นทุนอย่างหนึ่งของการดำเนินงาน ซึ่งอาจจะใช้เป็นประโยชน์ในการควบคุมและวิเคราะห์ต้นทุนได้ รวมไปถึงการประมาณค่าใช้จ่ายในอนาคต