ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง (Inventory Control System)

การบริหารสินค้าคงเหลือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับกิจการต่างๆ เพราะมีผลเกี่ยวข้องกับการเพิ่มรายได้หรือลดค่าใช้จ่าย นั้นหมายความว่าเราได้กำไรนั่นเอง ตัวอย่างเช่น ถ้ากิจการมีสินค้าคงเหลือมากเกินความต้องการ ย่อมทำให้เสียค่าใช้จ่ายต่างๆ สูงเกินไป ได้แก่ ค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษา(Carrying Cost) ค่าใช้จ่ายในการเสียโอกาส (Opportunity Cost) ส่วนขาดทุนเนื่องจากสินค้าล้าสมัยหรือเสื่อมคุณภาพ

ระบบนี้จะเข้ามาช่วยในการบริหารให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เช่น สามารถจะตรวจสอบสินค้าคงเหลือได้ ถ้าสินค้าใดมีปริมาณคงเหลือไม่เพียงพอกับความต้องการ จะแสดงออกมาให้เห็น พร้อมกับบอกจำนวนที่ขาดไป นอกจากนั้นยังสามารถออกรายงานการสั่งซื้อสินค้าที่ได้ราคา ค่าใช้จ่ายที่ประหยัดที่สุดจาก Vendor ที่มีอยู่เป็นต้น

ระบบนี้ยังมีความสามารถอื่น ๆ อีกได้แก่

1. ผู้ใช้สามารถที่จะกำหนดสินค้า หรือแก้ไขรายละเอียดได้ตลอดเวลาเมื่อต้องการ

2. ผู้ใช้สามารถจะแบ่งสาขาออกเป็นกี่สาขาก็ได้ไม่มีจำนวนจำกัด สามารถจะกำหนดขึ้นได้ง่ายในโปรแกรมและสามารถที่จะกำหนดได้ด้วยตัวท่านเอง โดยไม่ต้องเรียกโปรแกรมเมอร์มาปรับโปรแกรมของท่านอีก นอกจากนั้นยังสามารถตรวจสอบสินค้าคงเหลือตามสาขาที่ต้องการได้

3. ผู้ใช้สามารถที่จะกำหนดประเภทสินค้า (Division/Brand/Type) ได้เอง ซึ่งโปรแกรมนี้จะเผื่อว่าในอนาคต ท่านอาจจะเป็นตัวแทนจำหน่ายสินค้า หรือมีการขายสินค้าหลายประเภท

4. สามารถกำหนดสินค้าแยกตาม Classification ได้โดยผู้ใช้สามารถกำหนดขึ้นเอง ได้แก่ วัตถุดิบ (Material) ส่วนประกอบ (Sub Assembly) สินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods) เป็นต้น ทำให้ระบบสามารถควบคุมสินค้าได้ทุกอย่าง และมีรายงานแยกแต่ละ Classification

5. สามารถที่จะกำหนดประเภทของการบันทึกบัญชีสินค้าคงคลังได้ ทั้งแบบ Standard Cost และ Actual Cost เป็นรายการสินค้า

6. สามารถที่จะกำหนดวิธีการคำนวณหาราคาต้นทุนสินค้าจริงได้ตามที่ต้องการในแต่ละรายการสินค้า ซึ่งในระบบนี้มีให้เลือก 2 วิธีตามความนิยมคือ แบบเข้าก่อนออกก่อน (First In First Out, FIFO) และแบบ Average Cost

7. ภายในเดือนผู้ใช้สามารถแก้ไขข้อมูลที่เกิดขึ้นได้ตลอดเวลา เช่น ในกรณีที่ใส่ปริมาณสินค้าที่รับเข้าผิดให้กับโปรแกรม แล้วโปรแกรมทำการประมวลผลหายอดคงเหลือของสินค้านั้นไป ทำให้ยอดคงเหลือที่แสดงผิด เป็นต้น ผู้ใช้สามารถแก้ไขข้อมูลการรับใหม่ได้ แล้วสั่งให้โปรแกรมประมวลผลหายอดคงเหลือนั้นใหม่ได้ ซึ่งโดยปกติแล้วโปรแกรมในท้องตลาดจะไม่ได้รับการออกแบบตรงจุดนี้ไว้ ทำให้ต้องมีการทำเอกสารปรับปรุงวุ่นวาย

8. สามารถที่จะกำหนดการเคลื่อนไหวของสินค้าเองได้ตามต้องการ (Inventory Movement) ทำให้สะดวกยิ่งขึ้นเวลาปรับปรุงระบบในภายหลัง

รายงานที่ช่วยในการบริหารสินค้าคงคลัง และทางด้านบัญชี

1. รายงานสรุปประจำช่วงเวลาที่ต้องการ เป็นรายงานสรุปการเคลื่อนไหวของสินค้าต่างๆ ในแต่ละคลังสินค้า ประจำวัน (Daily) ประจำสัปดาห์ (Weekly) ประจำเดือน (Monthly) หรือประจำปี (Yearly) แล้ว แต่การกำหนดช่วงเวลา โดยแยกการเคลื่อนไหวของสินค้า (Inventory Movement) หรือกลุ่มการเคลื่อนไหว (Inventory Movement Group)

2. รายงานสถานะสินค้าคงคลัง (Stock Status Report) เป็นรายงานที่แสดงยอดสรุปการเคลื่อนไหวของสินค้าแต่ละตัวในคลังสินค้า ว่ามียอดการรับ, การขาย, การโอนย้าย, การแลกเปลี่ยน, อื่นๆ เท่าไหรในแต่ละสาขาพร้อมกับคำนวณหายอดสินค้าคงเหลือ และถ้าในเดือนนั้นมีการตรวจนับสินค้า (Physical Count) รายงานนี้จะแสดงยอดผลต่าง (Variance) ที่เกิดขึ้นระหว่าง Book กับ Physical Count ให้ด้วย นอกจากนั้นโปรแกรมยังสรุปยอดแต่ละสาขาและยอดรวมทั้งสิ้นให้อีกด้วย

3. รายงานสินค้ารายตัว (Stock Card) เป็นรายงานที่แสดงการเคลื่อนไหวของสินค้าในแต่ละวันเป็นรายตัว ซึ่งผู้ใช้สามารถตรวจสอบสินค้าคงเหลือได้ในแต่ละวัน เช่นเดียวกับการ์ดสินค้า

4. รายงานสินค้าคงเหลือ (Stock on Hand Report) จะแสดงปริมาณสินค้าคงเหลือ และมูลค่าสินค้าแต่ละตัวในแต่ละคลังสินค้าตามที่ต้องการ หรือรวมทุกสาขา

5. รายงานสินค้าที่ไม่ได้เคลื่อนไหวในระยะเวลาที่กำหนด (Non Movement Report) รายงานนี้จะตรวจสอบจากวันที่รับสินค้า กับวันที่เบิกสินค้าครั้งสุดท้าย ซึ่งจะแสดงรายการสินค้าออกมา ถ้ารายการนั้นไม่ได้เคลื่อนไหวในระยะเวลาที่กำหนด พร้อมทั้งปริมาณสินค้า และมูลค่าของสินค้าที่ยังคงเหลืออยู่ อายุของสินค้านับจากวันที่เคลื่อนไหวครั้งสุดท้าย ซึ่งนำมาช่วยในการตรวจสอบสินค้าที่ค้าง Stock นานเกินไป

6. รายงานสินค้าที่มีปริมาณสินค้าต่ำกว่า หรือสูงกว่าที่กำหนด (Stock Outside Report) เป็นรายงานแสดงสินค้าที่มีปริมาณสินค้าคงเหลือ (Ending on Hand) น้อยกว่า Minimum Stock หรือมากกว่า Maximum Stock