ระบบการจัดซื้อและการว่าจ้างผู้รับเหมา (Purchasing and Receiving System)

เป็นระบบที่นำมาช่วยในการบริหารงานทางด้านการจัดซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบเข้ามาใช้ในการก่อสร้างหรืออื่น ๆ รวมไปถึงการว่าจ้างผู้รับเหมา เข้ามาดำเนินการปลูกสร้างอสังหาริมทรัพย์ในแต่ละงาน ทั้งโครงการ เฟส หรือแต่ละ Unit โดยอ้างอิงถึงใบสั่งงาน จากนั้นระบบก็เชื่อมไปยังระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ บัญชีเจ้าหนี้ สินค้าคงคลัง อสังหาริมทรัพย์ บัญชีแยกประเภท เป็นต้น

การควบคุมในระบบนี้ จะแบ่งเป็น 2 ส่วนคือ ส่วนจัดซื้อสินค้าและวัสดุ ซึ่งจะเริ่มจากการบันทึกรายการขอซื้อจากหน่วยงานต่าง ๆ แผนกจัดซื้อจะรวบรวมและจัดทำใบสั่งซื้อ (P/O) ไปยังผู้จำหน่าย เมื่อสินค้าได้รับการจัดส่งก็จะทำการตรวจรับและบันทึกเข้าสู่ระบบ พร้อมทั้งปรับปรุงสถานะของระบบที่เกี่ยวข้อง นั้นคือ AP,IC และ GL

ส่วนที่ 2 จะเป็นงานควบคุมการรับเหมาก่อสร้าง หรือการว่าจ้างต่าง ๆ เพื่อดำเนินการในโครงการซึ่งจะเริ่มตั้งแต่ การทำสัญญาว่าจ้าง การปรับปรุง การยกเลิก และการปิดสัญญา รวมไปถึงการส่งมอบงาน (Job Delivery) ในแต่ละขั้นการทำงาน เพื่อการจ่ายชำระเงินเป็นงวดตามที่ตกลงในสัญญา และแสดงสถานะของงานที่ได้ดำเนินการไปแล้ว

รายงานที่จะได้รับจากระบบ มีดังนี้

1. รายงานสรุปรายการขอซื้อทั้งหมด (Purchase Requisition Report) แยกตามประเภทสินค้า

2. รายงานสรุปประจำวัน (Daily Report) จะแยกเป็น สรุปการสั่งซื้อ การรับสินค้า การทำสัญญาว่าจ้าง และการส่งงาน

3. รายงานสรุปสินค้าที่ค้างรับ หรืองานที่ยังไม่เสร็จ (Outstanding Report) แยกตาม Vendor ใบสั่งซื้อ หรือสัญญาว่าจ้าง

4. รายงานวิเคราะห์การจ่ายเงิน (Payment Analysis by Vendor) จะสรุปเงินที่จะต้องจ่ายให้กับ Vendor จากสินค้าที่ยังไม่ได้รับ หรืองานที่ยังไม่เสร็จ โดยพิจารณาตามกำหนดงานเสร็จ และเทอมการชำระเงิน พร้อมแจกแจงตามเดือนและปีที่จะทำการจ่ายชำระ

5. รายงานสรุปการสั่งซื้อ (Summary Purchase) ตาม Vendor หรือ Product มีประโยชน์ในการจัดทำงบประมาณ และการตัดสินใจ

6. ทะเบียนคุมสัญญาก่อสร้าง เพื่อแสดงสถานะของแต่ละสัญญา และการติดตามความคืบหน้า รวมไปถึงข้อมูลการคิดต้นทุน