ระบบบัญชีเจ้าหนี้และการจ่ายชำระเงิน (Account Payable and Cash Payment System)

ระบบนี้จะช่วยในด้านการลงบัญชีเจ้าหนี้และการชำระค่าสินค้าหรือค่าบริการให้แก่ผู้ขาย ซึ่งธุรกิจโดยทั่วไปมักไม่ได้ซื้อด้วยเงินสด ในทางตรงกันข้ามมักจะเปิดบัญชีสินเชื่อและชำระเงินในภายหลัง ระบบนี้เห็นความสำคัญทางด้านการชำระเงินเป็นเรื่องใหญ่ เนื่องจากเราสามารถยืดระยะเวลาการชำระเงินให้กับผู้ขายได้นานเท่าใด ก็เท่ากับว่ากิจการได้ผลประโยชน์เพิ่มขึ้นจากการนำเงินไปหมุนเวียนในด้านอื่นๆ มากขึ้นเท่านั้น ซึ่งเป็นการเพิ่ม Return on Investment นั่นเอง

ระบบบัญชีเจ้าหนี้นี้ เป็นระบบที่พิจารณาว่าเมื่อใดจึงจะจ่ายชำระให้แก่ผู้ขาย และจะจ่ายในจำนวนเท่าใด การพิจารณาว่าเมื่อใดควรจะชำระหนี้นั้น ดูจากวันที่ครบกำหนดในใบกำกับสินค้า (Due Date) และเงื่อนไขการชำระ การให้ส่วนลดในการชำระเงิน เป้าหมายอีกประการหนึ่งของระบบนี้ คือเตรียมข้อมูลให้กับฝ่ายบริหารในการพิจารณาการจัดสรรเงินสดซึ่งเป็นส่วนสำคัญในการพิจารณาเรื่องการหมุนเวียนเงินสด (Cash Flow)

ใบกำกับสินค้าจากผู้ขายซึ่งส่งมายังแผนกบัญชี และแผนกบัญชีส่งให้กับแผนกคอมพิวเตอร์บันทึกเข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์ ถ้าระบบนี้มีการเชื่อมต่อกับระบบการจัดซื้อสินค้าและการรับของ (Purchasing and Receiving System) ก็จะได้รับข้อมูลนั้นจากระบบดังกล่าว เพื่อแสดงให้รู้ว่าผู้ขายได้กลายเป็นเจ้าหนี้ของกิจการ และจะทำให้แผนกบัญชีรู้ว่า จะต้องเตรียมชำระเงินเป็นจำนวนเท่าไหร่ ให้กับเจ้าหนี้แต่ละราย เมื่อสิ้นเดือนผู้ขายก็อาจจะส่งรายงานประจำเดือน หรือใบยืนยันยอดลูกหนี้ หรือใบแจ้งยอดบัญชี ซึ่งจะแสดงรายละเอียดรายการที่ยังไม่ได้ชำระมาให้เปรียบเทียบกับรายการที่เรามีอยู่

C/N , D/N ของผู้ขาย เพื่อจะแสดงให้รู้ว่า ผู้ขายได้ลดหนี้/เพิ่มหนี้ ตามใบกำกับสินค้าที่ระบุมาซึ่งจะมีประโยชน์อย่างมากในการชำระเงินกับเจ้าหนี้ต่อไป

การชำระเงินให้กับผู้ขาย สามารถที่จะให้เครื่องพิจารณา Invoice ที่อยู่ในข่ายการตัดชำระเงินได้บ้าง ซึ่งผู้ใช้จะเป็นผู้กำหนดจุดตัดชำระ (Cut off) นั้นคือ ปริมาณเงินสดที่มีอยู่ แล้วโปรแกรมจะเข้าไปแยกใบกำกับสินค้าที่ชำระในงวดนี้ออกจากรายการที่จะชำระในภายหลัง ใบกำกับสินค้าที่จะชำระในงวดนี้จะถูกนำมาพิมพ์เป็นใบสำคัญสั่งจ่าย(เอกสารการจ่ายเงิน/Payment slip)โดยโปรแกรมจะกำหนดหมายเลขให้กับใบกำกับสินค้าที่จะจัดทำนี้ โดยสรุปแยกตามรหัสผู้ขาย

ในบางครั้งอาจเกิดความผิดพลาดเกี่ยวกับบัญชีเจ้าหนี้ได้ เมื่อเกิดปัญหาเช่นนั้นเราสามารถที่จะปรับปรุงรายการเจ้าหนี้ได้ด้วย การปรับปรุงจะเป็นการปรับปรุงจำนวนเงิน โดยอ้างถึงเลขที่เอกสารที่จะปรับปรุง และรายการปรับปรุงนี้จะถูก Post ไปยังบัญชีแยกประเภท (Journal Voucher)

จะมีการบันทึกสมุดรายวัน และทำการลงบัญชีแยกประเภทให้ทันที จึงทำให้สามารถสรุปบัญชีในแต่ละวันได้ และออกงบการเงินได้เมื่อต้องการ

สามารถที่จะออกรายงาน หรือสอบถามข้อมูลต่าง ๆ ที่ต้องการได้ดังนี้

- สอบถามหรือเรียกดูการเคลื่อนไหวของเจ้าหนี้แต่ละราย

- พิมพ์การ์ดเจ้าหนี้รายตัว (A/P Ledger Card) แสดงการเคลื่อนไหวของเจ้าหนี้ในแต่ละวัน

- รายงานแสดงใบส่งสินค้า/ใบกำกับสินค้าที่ค้างชำระเงิน และแสดงถึงอายุหนี้ของใบส่งสินค้า/ใบกำกับสินค้านั้น ซึ่งค้างชำระภายใน 30วัน มากกว่า 30 แต่ไม่เกิน 60วัน มากกว่า 60 แต่ไม่เกิน 90วัน และมากกว่า 90วัน (A/P Overdue Report)

- รายงานสรุปการเคลื่อนไหวประจำวัน (Daily A/P Movement)

- รายงานสรุปการเคลื่อนไหวประจำเดือน (Monthly A/P Movement)

- A/P Aging Report / Summary Aged Cash Requirements เป็นรายงานอายุการค้างชำระหนี้แก่เจ้าหนี้แต่ละรายที่ยังไม่ถึงกำหนดชำระ (On Due) กับรายการที่เกินกำหนดชำระแล้ว (Over Due) ซึ่งมีประโยชน์ในการจัดสรรค์เงินสดเพื่อชำระเงินให้แก่เจ้าหนี้เหล่านั้นได้ทันตามกำหนดชำระเงิน

- รายงานการจ่ายชำระเงินในแต่ละวัน (Daily Cash Payment Report) ซึ่งจะแสดงยอดจ่ายชำระเงินแยกเป็นเงินสด เช็ค หรือเงินโอน

- รายงานคุมเช็คจ่ายลงวันที่ล่วงหน้า (Post Date Cheque Payment / Cheque Payment Register) ซึ่งจะแสดงเช็คสั่งจ่ายที่รอตัดบัญชี และแสดงจำนวนเงินที่จะต้องโอนเข้าบัญชีธนาคาร ตามวันที่กำหนดในเช็คแต่ละใบ

- รายงาน Journal Voucher เป็น JV ที่เกิดขึ้นจากการ Post บัญชีจากระบบ AP ไปยัง GL

- รายงาน Payment Voucher เป็น PV ที่เกิดขึ้นจากการ Post บัญชีจากระบบ AP ไปยัง GL

- อื่น ๆ