ระบบบัญชีลูกหนี้และการรับชำระเงิน (Account Receivable and Cash Receipt System)

AR เป็นโปรแกรมโมดุลหนึ่งในซอฟต์แวร์ SoftPRO มีหน้าที่ควบคุมลูกหนี้รายตัว การออกใบวางบิล การออกใบแจ้งยอดบัญชีให้กับลูกค้าเพื่อทราบถึงยอดค้างชำระกับบริษัท ซึ่งสามารถจ่าหน้าซองจดหมายตามที่อยู่ของลูกค้าได้ การรับชำระเงินจากลูกหนี้(RV) รวมไปถึงการควบคุมเช็ครับจากลูกค้า เช็คในมือ เช็คฝากธนาคารรอเรียกเก็บ เช็คผ่าน/เช็คคืน การปรับปรุงลูกหนี้ และการออกรายงานวิเคราะห์ลูกหนี้

ในแต่ละวัน แผนกขายหรือโมดุล BO จะมีการสรุปใบส่งสินค้า/ใบกำกับสินค้า และใบลดหนี้มายังโมดุล AR เพื่อเพิ่มยอดหนี้ในทะเบียนลูกหนี้ของลูกค้ารายนั้น โดยใช้เลขที่ใบกำกับสินค้า หรือใบลดหนี้ในการอ้างอิงถึงรายการนั้นๆ เมื่อต้องการจะปรับปรุงลูกหนี้ในภายหลัง รายการเหล่านี้จะไม่บันทึกสมุดรายวันอีกเมื่อปรับปรุงข้อมูลเพราะได้กระทำมาแล้วในโมดุล BO

นอกจากข้อมูลที่ส่งมาจากโมดุล BO แล้ว ยังสามารถบันทึกหนี้เข้าที่ระบบนี้ได้โดยตรง เพื่อบันทึกตั้งลูกหนี้ การกระทำเช่นนี้ได้ผู้กระทำจะต้องเข้าใจถึงรายการนั้น เช่นจะลงบัญชีอย่างไร เป็นต้น รายการนี้จะถูกบันทึกลงสมุดรายวัน (JV) เพื่อลงบัญชีแยกประเภท เมื่อปรับปรุงข้อมูล

เมื่อรับชำระเงินมาจากลูกหนี้จะต้องมาบันทึกรายการรับเงินเข้าสู่ระบบ (RV) แล้วโปรแกรมจะพิมพ์ RV นั้นออกมาให้ผู้ใช้ และบันทึกลงสมุดรายวันเมื่อปรับปรุงข้อมูล การรับชำระเงินนี้อาจจะเป็นเงินสด เช็ค หรือโอนเข้าบัญชีก็ได้ โดยผู้ใช้จะต้องเป็นผู้กำหนดประเภทของการชำระเงิน ในกรณีที่การชำระเงินเป็นเช็ค ระบบจะยังไม่ลงบัญชีตัดลูกหนี้จนกว่าจะมีการบันทึกว่าเช็คใบนั้นผ่านธนาคารเรียบร้อยแล้ว

โดยขั้นแรกจะลงบัญชี เช็คในมือ หรือ เช็ครับจากลูกค้าไว้ก่อน เมื่อเช็คถึงวัน Due หรือมีการนำเช็คฝากธนาคารก็จะต้องบันทึกเข้าสู่ระบบโดยระบุธนาคารที่นำเช็คไปฝากและเลขที่เช็คที่จะนำฝาก เมื่อปรับปรุงข้อมูลก็จะบันทึกลงสมุดรายวัน โดยลงบัญชีธนาคารที่นำฝากกับเช็คในมือ และบันทึกในทะเบียนเช็คว่าได้ Pay In ไปแล้ววันที่เท่าไหร่

เมื่อได้รับแจ้งว่า มีเช็คใบไหนผ่านธนาคารบ้าง และเช็คใบไหนรับคืนจากธนาคารบ้าง ก็ทำการบันทึกเข้าระบบ (JV)เมื่อทำการปรับปรุงข้อมูลเช็คที่ผ่านธนาคารก็จะบันทึกสมุดรายวันโดยลงบัญชีเช็ครับจากลูกค้า กับลูกหนี้ ส่วนเช็ครับคืนนั้นระบบก็จะบันทึกเช็คคืน กับธนาคารที่นำฝาก

เมื่อบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบแล้ว สามารถที่จะสั่ง

         - พิมพ์รายงานออกมาตรวจสอบข้อมูลก่อนการปรับปรุงข้อมูล เช่น รายงานการรับชำระเงินประจำวันแยกเป็นเงินสด เช็ค เงินโอนเข้าธนาคาร หรือรายงานการปรับปรุงลูกหนี้รายตัว

         - สั่งพิมพ์ Journal Slip และ Received Voucher มาแนบกับเอกสารอื่นๆ ได้ โดยระบบจะให้รหัสบัญชี และชื่อบัญชีออกมาตามรายการ สามารถที่จะสอบถามข้อมูลจากระบบ หรือออกรายงาน ได้ดังนี้

         - สอบถามหรือเรียกดูการเคลื่อนไหวของลูกหนี้แต่ละราย

         - พิมพ์การ์ดลูกหนี้รายตัว (A/R Ledger Card) แสดงการเคลื่อนไหวของลูกหนี้ในแต่ละวัน

         - รายงานแสดงใบส่งสินค้า/ใบกำกับสินค้าที่ค้างชำระเงิน และแสดงถึงอายุหนี้ของใบส่งสินค้า/ใบกำกับสินค้านั้น ซึ่งค้างชำระภายใน 30วัน มากกว่า 30 แต่ไม่เกิน 60วัน มากกว่า 60 แต่ไม่เกิน 90วัน และมากกว่า 90วัน (A/R Overdue Report)

         - รายงานสรุปการเคลื่อนไหวประจำเดือน (A/R Monthly Movement)

         - รายงานสรุปยอดค้างชำระในขณะนั้น แยกตามประเภทลูกหนี้ รวมทั้งแยกยอดค้างชำระที่อยู่ในช่วงกำหนดชำระ และเกินช่วงกำหนดชำระ พร้อมทั้ง PLANNING เงินที่จะได้รับในแต่ละเดือน ตามวันที่กำหนดชำระ (A/R Report)

         - รายงานการรับชำระเงินในแต่ละวัน (Daily Cash Receipt Report) ซึ่งจะแสดงยอดรับชำระเงินแยกเป็นเงินสด เช็ค หรือเงินโอน

         - รายงานคุมเช็คลงวันที่ล่วงหน้า (Post Date Cheque/Note Receiveable) ซึ่งจะแสดงเช็คในมือทั้งหมด และเช็คนำฝากธนาคารแล้วแต่ที่ยังไม่ผ่านธนาคาร และจะแสดงสถานะของเช็คแต่ละใบรวมทั้งวันที่จะนำฝากธนาคารได้

         - พิมพ์ใบแจ้งยอดบัญชี (A/R Statement) เพื่อแจ้งยอดค้างชำระให้ลูกหนี้รับทราบ มีประโยชน์สำหรับการเร่งรัดหนี้สิน พร้อมทั้งสรุปอายุหนี้ในส่วนท้ายของเอกสาร

         - พิมพ์ใบวางบิลเรียกเก็บเงิน (Bill Document) เพื่อให้พนักงานเก็บเงินนำไปวางบิลลูกค้าเมื่อถึงกำหนดวางบิลได้

         - อื่นๆ