ระบบควบคุมการขายและเอกสาร (Order Filling and Invoicing System)

สำหรับ BO เป็นโปรแกรมโมดุลหนึ่งในซอฟต์แวร์ SoftPRO จะเข้ามามีบทบาทในการบริหารธุรกิจอย่างมากทำให้เกิดความรวดเร็วในการดำเนินงานซึ่งเป็นการเพิ่มบริการให้กับลูกค้า ซึ่งอาจจะมีผลสะท้อนไปถึงปริมาณการขาย และการส่งเงินมาชำระหนี้ได้

ความสามารถของโมดุล BO นี้คือ

1. ช่วยจัดการ และวิเคราะห์ใบสั่งซื้อสินค้าจากลูกค้า (Customer Order หรือ Sales Order) ได้โดยตรวจสอบจำนวนเงินที่ให้เครดิตของลูกค้ารายนั้นกับจำนวนเงินในใบสั่งสินค้า ซึ่งถ้ามีการค้างชำระมากเกินวงเงินจะได้ให้ลูกค้าชำระเงินเสียก่อนที่จะออก Order ใหม่ให้ หรือตรวจสอบปริมาณสินค้าในคลังสินค้าว่ามีสินค้าตามใบสั่งสินค้านี้หรือไม่ และเพียงพอหรือไม่ ทำให้ช่วยในการตัดสินใจได้ นอกจากนั้นยังสามารถหากำไรขั้นต้นสำหรับการขายสินค้าตามใบสั่งสินค้านี้ได้ และสามารถตรวจสอบได้ว่า มีใบสั่งสินค้าของลูกค้ารายไหนบ้างที่ค้างส่งสินค้าอยู่และจะต้องส่งสินค้าเมื่อไหร่ จะได้จัดส่งสินค้า หรือหาทางแก้ปัญหาได้ทันกาล

2. ช่วยในการออกเอกสารหลายชนิด เช่น ใบส่งสินค้า (Delivery Order) หรือใบสั่งขน (Shipping Order) ใบกำกับสินค้า(Invoice) ใบลดหนี้(Credit Note) ใบเสร็จรับเงิน(Receipt) ใบสำคัญขายสินค้า (Sales Journal Voucher) ทำให้เกิดความรวดเร็วในการทำงาน และมีรูปแบบที่สวยงาม

3. ช่วยให้แผนกคลังสินค้าสามารถจัดสินค้าตามใบสั่งสินค้าได้เร็วขึ้น ในกรณีที่มีใบสั่งสินค้าเป็นจำนวนมาก โดยมีการออกเอกสารช่วยในการหยิบสินค้าเรียงตามใบสั่งขน ทำให้สามารถส่งสินค้าได้เร็วขึ้น

4. มีการเชื่อมโยงระบบ (System Interfacing) ทำให้ลดขั้นตอนการทำงาน และเกิดความรวดเร็วยิ่งขึ้น นอกจากนั้นยังสามารถตรวจสอบหาที่ผิดของข้อมูล และแก้ไขได้เร็วยิ่งขึ้น

               

โมดุล BO เชื่อมโยงกับระบบ

1. Inventory Control ทำให้ทราบถึงปริมาณสินค้าคงเหลือในขณะนั้นได้ทันที พร้อมทั้งต้นทุนการขายสินค้า เพื่อการลงบัญชีแยกประเภท

2. Account Receivable ทำให้ทราบถึงลูกหนี้ค้างชำระสุทธิในขณะนั้น และได้ข้อมูลในการวิเคราะห์ลูกหนี้ การเรียกชำระเงิน และการตัดสินใจทางด้านต่างๆ ได้ต่อไป

3. General Ledger มีการบันทึกสมุดรายวัน และทำการลงบัญชีแยกประเภทได้ทันที จึงทำให้สามารถสรุปบัญชีในแต่ละวันได้ และออกงบการเงินได้เมื่อต้องการ

4. Sales Analysis ทำให้ได้ข้อมูลสำหรับการวิเคราะห์การขาย

               

รายงานสรุปยอดในแต่ละวัน ได้แก่

1. รายงานสรุปยอดการขายสินค้าตามใบส่งสินค้าในแต่ละวัน (Invoice Register) เป็นรายงานแสดงยอดขายตามเลขที่ใบส่งสินค้า ที่เกิดขึ้นในแต่ละวันซึ่งมียอดสรุปของวันนั้นและยอดรวมทั้งสิ้น

2. รายงานสรุปยอดการรับคืนสินค้าจากลูกค้าในแต่ละวัน (Credit Note Register) เป็นรายงานแสดงยอดรับคืนสินค้า จากลูกค้าตามเลขที่ใบรับคืนสินค้า ที่เกิดขึ้นในแต่ ซึ่ง มียอดสรุปของวันนั้นและยอดรวมทั้งสิ้น

3. รายงานการเปลี่ยนสินค้ากับลูกค้าในแต่ละวัน (Transfer Goods Register) เป็นรายงานแสดงยอดแลกเปลี่ยนสินค้ากับลูกค้าตามเลขที่ใบเปลี่ยนสินค้าที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน ซึ่งมียอดสรุปของวันนั้น และยอดรวมทั้งสิ้น

4. รายงานการบันทึกสมุดรายวันขาย (Sales Journal List)

5. รายงานสรุปใบสั่งสินค้าจากลูกค้าที่ค้างส่งจะแยกตามสินค้าหรือลูกค้า (Sales Order Outstanding)

6. รายงานการตรวจสอบวงเงินเครดิตของลูกค้า (Credit Limit)