ระบบทรัพย์สินถาวรและค่าเสื่อมราคา( Fixed Asset and Depreciation System)

ระบบนี้จะเข้ามาช่วยให้ผู้บริหารได้รับทราบข้อมูลเกี่ยวกับสินทรัพย์ถาวร ทำให้รู้ว่าปัจจุบันมีสินทรัพย์จำนวนเท่าใด อยู่ที่ไหนบ้าง มากเกินความต้องการหรือขาดเหลืออย่างไรบ้าง สินทรัพย์เหล่านี้ได้มีการใช้ให้ได้ผลคุ้มค่าอย่างเพียงพอหรือไม่ มีอายุการใช้งานมากน้อยแค่ไหน จำเป็นจะต้องมีการโอนสินทรัพย์จากส่วนที่ไม่ได้ใช้งานไปยังส่วนที่ต้องการใช้งานมีอะไรบ้าง แต่การโอนสินทรัพย์จะทำได้ยุ่งยากมากถ้าสินทรัพย์มีปริมาณมาก และแผนกต่าง ๆ ก็มีปริมาณมาก

เมื่อผู้บริหารได้รับทราบว่าปัจจุบันสินทรัพย์มีเท่าใด อยู่ที่ไหนบ้าง ผู้บริหารก็สามารถพิจารณาจัดสินทรัพย์เพื่อปรับปรุงให้ได้ใช้ประโยชน์ในสินทรัพย์ได้มากยิ่งขึ้น ซึ่งเท่ากับเป็นการควบคุมการลงทุนเกี่ยวกับสินทรัพย์ให้ดีขึ้น

นอกจากนี้ ยังสามารถใช้ควบคู่กับการตรวจนับสินทรัพย์ และการตรวจสภาพของสินทรัพย์ การตรวจนับปริมาณสินทรัพย์ที่มีอยู่จริง เพื่อควบคุมดูแลว่ามีการสูญหายของสินทรัพย์หรือไม่ หรือเท่ากับเป็นการตรวจดูตำแหน่งที่ตั้งของสินทรัพย์ด้วย ส่วนการตรวจสภาพก็เพื่อพิจารณาดูว่าสภาพสินทรัพย์ใดต้องการซ่อมแซมบำรุงรักษาซึ่งจะทำให้ยืดอายุการใช้งานและยังช่วยป้องกันการชำรุดโดยกระทันหันซึ่งอาจทำให้เสียค่าใช้จ่ายต่าง ๆ มากกว่าค่าซ่อมแซมอีกด้วย การคิดค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ ซึ่งสามารถคิดค่าเสื่อมในปัจจุบันและอนาคตได้ ทำให้สามารถประมาณการจำนวนเงินทุนที่มีสำหรับจัดซื้อต่างๆในอนาคต ซึ่งทำให้มีผลกระทบต่อกำไรที่คาดหมายไว้ในอนาคตของกิจการด้วย

นอกจากนั้นยังช่วยจัดทำทะเบียนกรมธรรม์ประกันภัย และทะเบียนสัญญาซ่อมแซมบำรุงรักษาสินทรัพย์ทั้งหมดที่อยู่ในครอบครอง เพื่อทำให้กิจการทราบว่า มีกรมธรรม์ หรือใบรับประกันที่ยังไม่หมดอายุอยู่เป็นจำนวนเท่าใด และเมื่อเกิดความเสียหายแก่สินทรัพย์ต่างๆ ขึ้นแล้วจะได้เรียกค่าทดแทนจากบริษัทประกันภัยได้ถูกต้อง

มีรายงานต่างๆ ที่นับว่ามีความสำคัญต่อฝ่ายจัดการอย่างมากในการที่จะควบคุมสินทรัพย์ถาวรดังนี้

1. รายงานเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงสำหรับสินทรัพย์ โดยเปรียบเทียบกับจำนวนที่กำหนดไว้ในงบประมาณ ทั้งนี้เพื่อป้องกันการใช้จ่ายเกินงบประมาณ

2. รายงานเกี่ยวกับค่าซ่อมแซมและบำรุงรักษา ซึ่งจะรายงานตามหน่วยงานที่รับผิดชอบเพื่อที่จะชี้ให้เห็นถึงความเอาใจใส่ดูแลรักษาในการใช้สินทรัพย์ของแต่ละหน่วยงาน

3. รายงานเกี่ยวกับกำไรขาดทุนในการจำหน่ายสินทรัพย์ถาวร ซึ่งจัดทำขึ้นเพื่อแสดงให้เห็นถึงความระมัดระวังในการใช้สินทรัพย์นอกจากนั้นยังบอกให้ทราบถึง การประมาณการอายุการใช้งาน และการประมาณราคาสุดท้ายของสินทรัพย์ ได้อย่างถูกต้องหรือไม่

4. รายงานเกี่ยวกับต้นทุนทั้งหมดของสินทรัพย์ที่ใช้ในแต่ละแผนกหรือหน่วยงานสามารถนำมาใช้เป็นหลักในการพิจารณา ว่าสมควรหรือไม่ที่จะลงทุนซื้อสิ้นทรัพย์นั้นและยังอาจจะนำมาใช้ในการพิจารณาอัตราผลตอบแทนของการลงทุน (Rate of return on Investment) ของแต่ละแผนกหรือหน่วยงานได้ด้วย

5. รายงานการจัดสรรค่าเสื่อมราคาเป็นค่าใช้จ่ายของแต่ละแผนกทั้งนี้เพราะค่าเสื่อมราคานั้นเป็นต้นทุนอย่างหนึ่งของการดำเนินงานซึ่งอาจจะใช้เป็นประโยชน์ในการควบคุมและวิเคราะห์ต้นทุนได้