ระบบบัญชีแยกประเภทและงบการเงิน ( General Ledger and Financial System)

เป็นระบบที่ช่วยในการทำบัญชีแยกประเภททั่วไป และออกรายงานงบการเงิน เช่น งบทดลอง ต้นทุนขาย ค่าใช้จ่ายฝ่ายบริหาร งบกำไรขาดทุน งบดุล หรืองบการเงินอื่นๆ ได้อย่างรวดเร็ว มีขั้นตอนการดำเนินการไม่ยุ่งยากเหมือนกับทำด้วยมือ สามารถปรับแก้ไขได้อย่างสะดวกง่ายดาย

คุณสมบัติของระบบ

1. สามารถสร้าง แก้ไข ปรับปรุงผังบัญชีได้อย่างสะดวก โดยสามารถเพิ่มรหัสบัญชี หรือแก้ไขรายละเอียดของบัญชีได้ทุกเวลาตามต้องการ

2. สามารถกำหนดจำนวนและรูปแบบของรหัสบัญชีได้ตามความต้องการ โดยสามารถแยก เป็น Department หรือ Cost Center ได้

3. เก็บยอดคงเหลือสุทธิในแต่ละเดือนของแต่ละบัญชีได้มากกว่า 2 ปี ทำให้สามารถ ออกงบการเงินย้อนหลังได้ หรือนำข้อมูลที่เก็บไว้มาจัดทำงบการเงินเปรียบเทียบกับงวดปัจจุบันได้

4. สามารถตั้งงบประมาณการ (Budget) หรือยอดประมาณการของแต่ละบัญชีเพื่อนำมาออกรายงานงบการเงินเปรียบเทียบกับยอดที่เกิดขึ้นจริง ซึ่งสามารถทำได้เดือนต่อเดือนหรือระหว่างปี

5. สามารถกำหนดรูปแบบของงบการเงินได้ตามความต้องการ ด้วยการเขียน Specification ซึ่งกระทำได้อย่างง่ายดายไม่ยุ่งยากและไม่ต้องจดจำรายละเอียดเงื่อนไขการเขียนมาก

6. สามารถจะทำการผ่านบัญชีกี่ครั้งก็ได้จนกว่างบการเงินต่างๆ ที่ต้องการจะออกมาถูกต้อง เพื่อป้องกันความผิดพลาดอันอาจจะเกิดขึ้น เช่น ลืมลงรายการหรือความผิดพลาดทางเอกสาร

7. มีการตรวจสอบทุกขั้นตอนเพื่อช่วยให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด เช่น ตรวจสอบการลงบัญชีแต่ละ Voucher ซึ่งยอด Debit ต้องเท่ากับ Credit ทำให้ไม่เกิดความผิดพลาดทางด้าน Debit ไม่เท่ากับ Credit เป็นต้น

8. สามารถที่จะกำหนดเปอร์เซ็นต์จัดสรรยอดจากบัญชีแยกประเภทหนึ่งไปยังอีกบัญชีหนึ่ง และบันทึก JV ให้อัตโนมัติทันทีเมื่อจัดสรร

9. สามารถจัดกลุ่มของบัญชีได้ เพื่อนำไปใช้ในการออกรายงาน และผ่านบัญชี ทำให้เกิดความรวดเร็วเวลาออกงบการเงินปกติและสลับซับซ้อน

10. สามารถพิมพ์รายงานต่างๆ ได้ทั้งทางจอภาพและเครื่องพิมพ์ ดังนี้

      - รายละเอียดผังบัญชี (Chart of Account list)

      - แสดงสมุดรายวันต่างๆ (Voucher list) เช่นสมุดรายวันรับ เป็นต้น เพื่อใช้ในการตรวจสอบ

      - แสดงบัญชีแยกประเภท (General Ledger list) จะเห็นรายการที่ผ่านจากสมุดรายวันเข้ามายังบัญชีแยกประเภทแต่ละวัน ซึ่งสามารถที่จะเรียกแสดงบนจอภาพทีละบัญชีได้ เพราะฉะนั้นเราสามารถที่จะดูบัญชีธนาคาร บัญชีเงินสด หรือบัญชีอื่นๆ ได้

      - งบทดลอง (Trial balance)

      - รายงานสรุปค่าใช้จ่ายแยกตามแผนก (Spending Expense By Cost Center)

      - รายงานสรุปยอดบัญชีแยกประเภท 12 เดือน ( Summary General Ledger list) ทำให้สามารถเปรียบเทียบยอดระหว่างเดือนได้

      - รายงานสรุปยอดบัญชีแยกประเภท แยกตามกลุ่มของบัญชี (Account Group Report)