ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง (Inventory Control System)

การบริหารสินค้าคงคลังเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับกิจการต่างๆ เพราะมีผลเกี่ยวข้องกับการเพิ่มรายได้หรือลดค่าใช้จ่าย นั่นหมายความว่าเราได้กำไรนั่นเอง ตัวอย่างเช่น ถ้ากิจการมีสินค้าคงเหลือมากเกินความต้องการ ย่อมทำให้เสียค่าใช้จ่ายต่างๆ สูงเกินไป ได้แก่ ค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษา(Carrying cost) ค่าใช้จ่ายในการเสียโอกาส(Opportunity cost) ส่วนขาดทุนเนื่องจากสินค้าล้าสมัยหรือเสื่อมคุณภาพ

ระบบนี้จะเข้ามาช่วยในการบริหารให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เช่น สามารถตรวจสอบสินค้าคงเหลือได้ ถ้าสินค้าใดมีปริมาณคงเหลือไม่เพียงพอกับความต้องการ จะแสดงออกมาให้เห็น พร้อมกับบอกจำนวนที่ขาดไป
        นอกจากนั้นยังสามารถออกรายงานการสั่งซื้อสินค้าที่ได้ราคาที่ดีที่สุด ค่าใช้จ่ายที่ประหยัดที่สุดจาก Vendor ที่มีอยู่เป็นต้น

ระบบนี้ยังมีความสามารถอื่นๆ อีก ได้แก่

1. ผู้ใช้สามารถกำหนดสินค้า หรือแก้ไขรายละเอียดได้ตลอดเวลาเมื่อต้องการ

2. ผู้ใช้สามารถแบ่งสาขาออกเป็นกี่สาขาก็ได้ไม่มีจำนวนจำกัด สามารถกำหนดขึ้นได้ง่ายในโปรแกรมและสามารถกำหนดได้ด้วยตัวท่านเองโดยไม่ต้องเรียกโปรแกรมเมอร์มาปรับ โปรแกรมของท่านอีก นอกจากนั้นยังสามารถตรวจสอบสินค้าคงเหลือตามสาขาที่ต้องการได้

3. ผู้ใช้สามารถกำหนดประเภทสินค้า (Division/Brand/Type) ได้

4. ผู้ใช้สามารถสามารถกำหนดสินค้าแยกตาม Classification ได้ เช่น วัตถุดิบ (Material) ส่วนประกอบ (Sub Assembly) สินค้าสำเร็จรูป เป็นต้น ทำให้ ระบบสามารถควบคุมสินค้าได้ทุกอย่าง และมีรายงานแยกแต่ละ Classification

5. สามารถกำหนดประเภทของการบันทึกบัญชีสินค้าคงคลังได้ ทั้งแบบ Standard Cost และ Actual Cost แยกตามสินค้าแต่ละรายการ

6. สามารถกำหนดวิธีการคำนวณ ราคาต้นทุนสินค้าจริงได้ตามที่ต้องการเป็นรายการสินค้า ซึ่งในระบบนี้มีให้ 2 วิธีตามความนิยมคือ แบบเข้าก่อนออกก่อน (First In First Out, FIFO) และแบบ Average Cost

7. สามารถกำหนดการเคลื่อนไหวของสินค้าได้เองตามต้องการ (Inventory Movement) ทำให้สะดวกยิ่งขึ้นเวลาปรับปรุงระบบในภายหลัง และสามารถระบุการเคลื่อนไหวแยกตาม Classification ของสินค้า

8. ระบบจะทำการปรับปรุงสถานะสินค้าคงเหลือทันทีที่มีการบันทึกข้อมูลเข้าและยืนยันในแต่ละรายการ เมื่อปรับปรุงข้อมูลแล้ว ผู้ใช้จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้อีก ในกรณีที่เกิดปัญหาขึ้นในขณะที่ปรับปรุงข้อมูลก็สามารถที่จะสั่งให้ระบบดำเนินการประมวลซ้ำอีกครั้งได้

รายงานที่ช่วยในการบริหารสินค้าคงคลัง และทางด้านบัญชี

1. รายงานสรุปประจำช่วงเวลาที่ต้องการ เป็นรายงานสรุปการเคลื่อนไหวของสินค้าต่างๆ ในแต่ละคลังสินค้าประจำวัน (Daily) ประจำสัปดาห์ (Weekly) ประจำเดือน (Monthly) หรือประจำปี (Yearly) แล้วแต่การกำหนดช่วงเวลาได้เอง โดยแยกการเคลื่อนไหวของสินค้า (Inventory Movement) หรือกลุ่มการเคลื่อนไหว (Inventory Movement Group) ได้แก่

      1.1 รายงานการรับสินค้า (Received report)

      1.2 รายงานการเบิกสินค้า (Issued report)

      1.3 รายงานการโอนย้ายสินค้า (Transfer report)

      1.4 รายงานการรับคืนสินค้าจากลูกค้า (Return from Customer report)

      1.5 รายงานการส่งสินค้าคืนให้กับผู้ขาย (Returned to Vendor report)

      1.6 รายงานการตัดสินค้าเป็นของเสีย (Scrap report)

2. รายงานสถานะสินค้าคงคลัง (Stock Status Report) เป็นรายงานที่แสดงยอดสรุปการเคลื่อนไหวของสินค้าแต่ละตัวในคลังสินค้า ว่ามียอดการรับ, การเบิก, การโอนย้าย, อื่นๆ เท่าไหร่ในแต่ละสาขา พร้อมกับคำนวณหายอดสินค้าคงเหลือ และถ้าในเดือนนั้นมีการตรวจนับสินค้า (Physical Count) รายงานนี้ จะแสดงยอด Variance ที่เกิดขึ้นระหว่าง Freeze Data กับ Physical Count ให้ด้วย นอกจากนั้นโปรแกรมยังสรุปยอดแต่ละสาขาและยอดรวมทั้งสิ้นให้อีกด้วย

3. รายงานสินค้ารายตัว (Stock Card Report)เป็นรายงานที่แสดงการเคลื่อนไหวของสินค้าในแต่ละวันเป็นรายสินค้า ซึ่ง User สามารถตรวจสอบสินค้าคงเหลือได้ในแต่ละวัน เมื่อสิ้นสุดงวดหรือสุดท้ายจะสรุปยอดทั้งสิ้น (การรับ การเบิก การคืน) ให้เพื่อให้ตรวจสอบและนำไปใช้ในการลงบัญชี

4. รายงานสินค้าคงเหลือ (Stock on Hand Report) จะแสดงยอดคงเหลือและมูลค่าสินค้าแต่ละรายการในแต่ละคลังสินค้าตามที่ต้องการ หรือรวมทุกาขา

5. รายงานสินค้าที่ไม่ได้เคลื่อนไหวในระยะเวลาที่กำหนด (Non Movement Report) รายงานนี้จะตรวจสอบจากวันที่รับสินค้า กับวันที่เบิกสินค้าครั้งสุดท้าย ซึ่งจะแสดงรายการสินค้าออกมา ถ้ารายการนั้นไม่ได้เคลื่อนไหวในระยะเวลาที่กำหนด พร้อมทั้งแสดงปริมาณสินค้า และมูลค่าของสินค้าที่ยังคงเหลืออยู่ อายุของสินค้านับจากวันที่เคลื่อนไหวครั้งสุดท้ายซึ่งนำมาช่วยในการตรวจสอบสินค้าที่ค้าง Stock นานเกินไป

6. รายงานสินค้าที่มีปริมาณสินค้าต่ำกว่า หรือสูงกว่าที่กำหนด (Stock Outside Report) เป็นรายงานแสดงสินค้าที่มีปริมาณสินค้าคงเหลือ (Ending on Hand) น้อยกว่า Minimum Stock หรือมากกว่า Maximum Stock

7. อื่นๆ ที่ต้องการ

      - โปรแกรมนี้สามารถรับข้อมูลได้ไม่จำกัด ขึ้นอยู่กับขนาดของ Harddisk ที่ใช้

      - มีขั้นตอนการทำงานไม่ยุ่งยากโดยแบ่งขั้นตอนการทำงานของผู้ใช้เป็น 5 ขั้นตอนด้วยกัน คือ

          ขั้นตอนที่ 1. สร้าง/แก้ไขแฟ้มข้อมูลหลัก (Setup Master file)

          ขั้นตอนที่ 2. บันทึกข้อมูลรายวัน (Create Transaction file)

          ขั้นตอนที่ 3. ปรับปรุงแฟ้มข้อมูลรายวัน (Update Transaction file)

          ขั้นตอนที่ 4. พิมพ์รายงานตามที่ต้องการ (Print report)

          ขั้นตอนที่ 5. ปิดบัญชีสิ้นงวด (End of period)