ระบบการจัดซื้อสินค้าและการรับของ (Purchasing and Receiving System)

ปัจจุบันในธุรกิจที่ต้องแข่งขัน ความได้เปรียบที่มีทางเลือกที่ดีกว่า ภายใต้ค่าใช้จ่ายที่ประหยัดคุ้มค่า กลายเป็นสิ่งจำเป็นและต้องคำนึงถึงอย่างเลี่ยงไม่ได้ ระบบการจัดซื้อจึงเข้ามามีบทบาทแพร่หลายมากขึ้น สามารถช่วยงานฝ่ายจัดซื้อให้กับบริษัททั่วไปได้เป็นอย่างดี

การใช้คอมพิวเตอร์มีคุณสมบัติเด่นกว่าการใช้บุคลากรในด้านความสามารถที่จะทราบปริมาณสินค้าในมือและสินค้ากำลังสั่งซื้อได้อย่างถูกต้องรวดเร็ว สามารถเก็บข้อมูลเพื่อให้โปรแกรมวิเคราะห์เลือกผู้ขายที่เหมาะสมที่สุดให้การออกใบสั่งซื้อจึงทำได้รวดเร็วมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังได้บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการสั่งซื้อไว้สำหรับตรวจสอบการรับสินค้า ใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย และเป็นข้อมูลสำหรับการทำบัญชีต้นทุนเกี่ยวกับสินค้า ซึ่งใช้สำหรับการวางแผนและการควบคุมสินค้าคงเหลือด้วย

คุณสมบัติเด่นของระบบนี้ คือ

1. ตัวระบบถูกออกแบบให้สามารถเชื่อมโยงข้อมูล (Interface) กับระบบอื่นๆ ได้ เช่นระบบสินค้าคงเหลือ (Inventory Control) เมื่อรับสินค้าเข้ามาก็จะทำการบันทึกรับสินค้า โดยหาต้นทุนสินค้าแต่ละรายการจากค่าใช้จ่ายทั้งหมดซึ่งมีรายงานแสดง (COST SHEET REPORT) ระบบเจ้าหนี้ (Account Payable) ระบบสินทรัพย์ถาวรและค่าเสื่อมราคา (Fixed Asset) ระบบบัญชีแยกประเภท (General Ledger) ฯลฯ จะช่วยให้การทำงานเต็มระบบได้ผลดี ลดความซ้ำซ้อน ทำให้เกิดความรวดเร็ว มีประสิทธิภาพในการทำงาน

2. มีการควบคุมการขอซื้อสินค้าการสั่งซื้อสินค้าการปรับปรุง การสั่งซื้อสินค้ การรับ สิน ค้า และการคืนสินค้า พร้ อมทั้งฟอร์ม ใบขอซื้อสินค้า ใบสั่งซื้อสินค้า ใบรับสินค้า ใบคืนสินค้าได้

3. สามารถ ออกใบสำคัญการสั่งซื้อ เพื่อลงบัญชีซื้อสินค้า

4. มีรายงานควบคุมการสั่งซื้อ รายงานข้อมูลรายวันต่างๆ รายงานสรุปการสั่งซื้อ

5. สามารถออกรายงานย้อนหลังได้ เพื่อดูประวัติข้อมูล

อย่างไรก็ดีจากการวิเคราะห์โปรแกรมที่ใช้งานทั่วๆไปหากไม่มีการ Interface กับ ระบบสินค้าคงเหลือ (Inventory Control) จะพบว่าระบบนั้นมีจุดอ่อนในด้านข้อมูลซึ่งจะมีผลกระทบในด้านปฏิบัติงาน เช่น การขาดข้อมูลทางด้านสินค้าคงเหลือที่ถูกต้อง จำนวนสินค้าคงเหลือและสินค้าที่กำลังสั่งซื้อไม่ตรงกับข้อมูลที่มีอยู่จริง สิ่งเหล่านี้เป็นปัญหาสำคัญอันจะทำให้การพยากรณ์สินค้าคลาดเคลื่อนได้ด้วยเหตุผลดังกล่าว ดังนั้นระบบการจัดซื้อของบริษัทจึงถูกออกแบบให้สามารถ ออกรายงานการพยากรณ์ให้ฝ่ายจัดซื้อทบทวนและศึกษาดูความเป็นไปได้ก่อนการนำตัวเลขต่างๆ ไปใช้ เช่น Lead Time การสั่งซื้อ, Minimum Stock, Maximum Stock หรือประมาณการความต้องการสินค้า เป็นต้น ถ้าฝ่ายจัดซื้อเห็นว่ามีการเปลี่ยนแปลงในช่วงนั้น ก็สามารถเข้าไปแก้ไขปรับปรุงก่อนการจัดพิมพ์ใบสั่งซื้อเพื่อเป็นการเพิ่มความระมัดระวังในการใช้เงินลงทุนในจัดซื้อสินค้า

โดยสรุปแล้ว

ระบบการจัดซื้อสินค้า มีข้อดีที่สามารถออกใบสั่งซื้อได้อย่างถูกต้องรวดเร็ว มีรายงานตามความต้องการของผู้ใช้เพื่อเป็นแนวทางในการวิเคราะห์ เป็นแหล่งข้อมูลในการสั่งซื้อเพื่อพิจารณาถึงผลในด้านส่วนลดแและราคาที่จะได้ การประหยัดในด้านการขนส่งและค่าระวาง โดยได้รับการออกแบบที่ดีง่ายแก่การใช้งาน และมีเอกสารสรุปขั้นตอนการทำงานต่างๆของระบบ