ระบบทรัพยากรบุคคล (Human Resource System)

ระบบนี้จะช่วยให้แผนกทรัพยากรบุคคล ในการจัดทำประวัติของพนักงานแต่ละคนและ activities ของพนักงาน รวมไปถึงการเข้ารับการอบรมต่างๆ (Training) ที่บริษัทจัดขึ้น หรือส่งไปนอกสถานที่ การเบิกค่ารักษาพยาบาล (Medical) ซึ่งสามารถตรวจดูประวัติการป่วย การเบิกค่ารักษา การควบคุมงบประมาณค่ารักษาพยาบาล บันทึกอุบัติเหตุที่เกิดขึ้น (Accident and Incident) บันทึกรายละเอียดการลา(Leave Details) บันทึกประวัติการทำงาน (Job History) ช่วยในการจัดทำ Promotion Compensation บันทึกการใช้ตู้เก็บของ (Locker) ชุดทำงาน (Unifrom) อุปกรณ์ประจำตัวต่างๆ ที่พนักงานใช้ รวมไปถึงการโยกย้ายหรือยกเลิก เป็นต้น

ข้อมูลที่ได้จากระบบ สามารถนำไปวิเคราะห์ถึงทรัพยากรบุคคลในแง่มุมต่างๆ เช่น เพศ (Sex) อายุ (Age) ตำแหน่ง (Position) การศึกษา (Education) ระดับพนักงาน (Level) แผนก (Department) ฝ่าย (Division) หน่วยงาน (Section) กะการทำงาน (Shift) ประเภทพนักงาน (Class) อายุงาน (Services Year) ประเภทการลา (Type of Leave) เหตุผลการลาออก (Reason of Resign)

โดยที่จะออกรายงานต่าง ๆ ได้ดังต่อไปนี้

    • Salary/Wage Budgetting Report เปรียบเทียบงบประมาณกับที่จ่ายจริง

    • Employee Outside Salary Structure List แสดงรายชื่อพนักงานที่มีอัตราเงินเดือนที่ไม่ได้อยู่ในโครงสร้างเงินเดือน

    • Payment Structure and Salary Structure รายงานแสดงโครงสร้างเงินเดือนที่จ่ายจริงกับโครงสร้างมาตรฐาน

    • Employee Transfer Report รายงานการโอนย้ายพนักงานระหว่างแผนก

    • Employee Confirmation List

    • Head Count Report รายงานแสดงจำนวนพนักงานในขณะนั้น

    • Employee Turnover Status Report รายงานแสดงจำนวนพนักงานที่เข้าออก

    • Frequency of Promotion Report รายงานแสดงความถี่ในการปรับเงินเดือน

    • Salary and Status Adjustment รายงานแสดงการปรับเงินเดือนและสถานะการทำงานของพนักงานทุกอย่าง ได้แก่ Department, Section, Division เป็นต้น

    • Annual Review Adjustment รายงานแสดงการปรับเงินเดือน และสถานะประจำปี

นอกจากนั้น ยังมีรายงานอื่น ๆ ดังนี้

    • Medical Care Expense Report รายงานแสดงการใช้ค่ารักษาพยาบาลของพนักงานแต่ละราย และเงินคงเหลือที่สามารถใช้ได้อีก รวมไปถึงการสรุปจำนวนครั้ง และค่ารักษาพยาบาลที่ใช้แยกตาม Division/Department/Section และประเภทของโรค

    • Trainning Report รายงานแสดงพนักงานที่เข้ารับการอบรมวิชาต่าง ๆ ที่กำหนดเข้าไป เพื่อใช้ในการค้นหาพนักงานที่มีประสบการณ์ด้านต่าง ๆ

    • Equipment Control Report รายงานสรุปการใช้อุปกรณ์ หรือเครื่องมือประจำตัวพนักงาน เพื่อรายงานถึงอายุการใช้งาน จะได้จัดเตรียมให้เพียงพอกับความต้องการ และป้องกันอันตรายที่อาจจะเกิดขึ้นได้จากการใช้อุปกรณ์ที่เสื่อมคุณภาพ

    • Accident Report รายงานสรุปการเกิดอุบัติเหตุในโรงงาน เพื่อหาทางป้องกันไม่ให้เกิดขึ้น

นอกจากนั้นยังมีระบบเสริม (Option) เพื่อให้การจัดเก็บข้อมูล สำหรับฝ่ายบุคคลเต็มระบบมากขึ้น ได้แก่

    • ส่วนควบคุมการประเมินผลพนักงาน (Staff Evaluation) ซึ่งเป็นระบบเสริมเพื่อรองรับการประเมินทั้งการสัมภาษณ์ รับสมัครงาน (Interview) ในระหว่างทดลองงาน (Probation) และการวัดประสิทธิภาพในการทำงาน (Preformance) โดยจะเก็บการประเมินได้ทั้ง พนักงานประจำ(Staff) พนักงานเข้าสมัครงาน (Recruitment) และผู้รับเหมา/ผู้จำหน่ายสินค้า (Sub Contractor) โดยหัวข้อการประเมินผลนั้นผู้ใช้สามารถที่จะกำหนดขึ้นมาเองได้ พร้อมกับคะแนนการประเมินผล และสามารถที่จะจัดเก็บการประเมินได้หลายครั้งหลายผู้ประเมินในแต่ละปี และเลือกได้ว่าครั้งไหนมีผลกับการประเมินผลงานตอนสิ้นปี (ระบบใช้วิธีเข้าตารางให้คะแนน)

    • ส่วนควบคุมการจัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description) และ KPI ซึ่งเป็นระบบเสริมเพื่อรองรับการกำหนดหน้าที่งานให้กับพนักงานในแต่ละตำแหน่งงาน (Position) โดยจะลงรายละเอียดทั้งวัตถุประสงค์ (Job Purpose) ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities) ความยากของงาน (Major Challenge) ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา (Subordinate's Responsibilities) และผังการบริหารงาน (Organization Chart) ในระดับผู้จัดการขึ้นไป หน่วยงานอื่นที่ต้องทำงานร่วมกัน และคุณสมบัติของตำแหน่งงาน (Job Specification) นอกจากนั้นยังสามารถระบุ Key Performance Index (KPI) ที่่ต้องการในแต่ละตำแหน่งงาน และพนักงานที่อยู่ในตำแหน่งงานนี้มีใครบ้าง มีคะแนนในแต่ละ KPI เท่าไหร่ในแต่ละเดือน พร้อมกับมีรายงานแจ้งเตือนพนักงงานที่มีคะแนน KPI ต่ำกว่าเกณฑ์ที่กำหนดติอต่อกันเป็นจำนวนกี่เดือนได้