ระบบบัญชีค่าแรงและเงินเดือน (Payroll System)

ระบบนี้ได้พัฒนาแพร่หลายอย่างมากในการนำไปใช้งานกับคอมพิวเตอร์ เพราะสามารถช่วยในการทำบัญชีเกี่ยวกับค่าแรงและเงินเดือนได้ดี ซึ่งแต่เดิมท่านจะต้องใช้เวลามากหรือจำนวนพนักงานหลายคนเพื่อจะให้แล้วเสร็จทันเวลา แต่เมื่อนำระบบนี้เข้ามาช่วยงานจะทำให้สามารถคำนวณค่าแรงได้รวดเร็วและพิมพ์รายงานสนองความต้องการได้อีกหลายลักษณะ

คุณสมบัติที่เด่น ๆ ของระบบมีดังนี้

1. สามารถเก็บทะเบียนประวัติพนักงานต่างๆ รวมทั้งสามารถแยกประเภทของพนักงานตามลักษณะการจ่ายเงินเดือนได้ เช่น พนักงานประจำ พนักงานรายวัน พนักงานที่อยู่ในช่วงฝึกงาน และสามารถปรับปรุงแก้ไขทะเบียนพนักงานได้สะดวก (แต่ต้องอยู่ภายใต้สิทธิพิเศษหรือระดับของผู้ใช้ด้วยเพื่อป้องกันการแก้ไขข้อมูลโดยไม่ผ่านการอนุมัติจากผู้บริหารระดับสูง )

2. สามารถคำนวณค่าแรงของพนักงานตามวิธีต่างๆ ได้แก่ ค่าแรงรายชั่วโมง ค่าแรงรายวันหรือค่าแรงรายเดือน และยังสามารถแยกการคำนวณค่าแรงเป็น Department/Sectionได้ รวมทั้งสามารถคำนวณค่าแรงเป็นสัปดาห์ หรือทุก ๆ 15 วัน หรือสิ้นเดือนก็ย่อมได้

3. คำนวณจำนวนเงินเดือนที่ต้องจ่ายให้กับพนักงานไม่ว่าจะเป็นค่าแรงปกติ ค่าแรงล่วงเวลา ซึ่งแยกเป็น 1 , 1.5 , 2 , 3 เท่าได้ และสามารถแยกเป็นค่าล่วงเวลาปกติ (Regular Overtime) และค่าล่วงเวลาพิเศษ (Premium Overtime) เงินค่าธรรมเนียมการขาย เงินช่วยเหลือ เช่น ค่าเดินทาง ค่าอาหาร ค่าครองชีพ ค่ากะ เงินสะสม เงินสมทบประจำเดือน เป็นต้น

4. คำนวณจำนวนเงินที่จะต้องหักจากพนักงาน เนื่องจากการเบิกล่วงหน้า การกู้ยืมเงิน การหักค่าแรง การหักค่าภาษี และกรณีที่บริษัทเสียภาษีให้กับพนักงานด้วย

5. คำนวณค่าแรงสุทธิที่จะต้องจ่ายให้กับพนักงาน โดยนำจำนวนที่จะต้องจ่ายหักออกด้วยจำนวนเงินที่ต้องหัก

6. คำนวณยอดสะสมต่างๆ ให้

7. การคำนวณภาษี เพื่อนำส่งกรมสรรพากรนั้น ผู้ใช้สามารถปรับปรุงตารางภาษีใหม่ได้โดยไม่ต้องมีการเรียกโปรแกรมเมอร์เข้าไปปรับปรุงแก้ไขโปรแกรม

8. นอกจากนี้แล้วระบบยังสนองตามความต้องการอีกหลายด้าน เช่น

     • เก็บข้อมูลที่ใช้ในการคำนวณภาษีตามประมวลรัษฎากร ซึ่งผู้ใช้สามารถปรับปรุงแก้ไขได้ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงฐานหรืออัตราภาษี ค่าลดหย่อนต่างๆ ได้ง่าย

     • คำนวณประมาณการปรับค่าจ้าง การจ่ายโบนัส และสรุป

     • เก็บประวัติการลาหยุดในกรณีต่างๆ เช่น ลาพักร้อน ลาหยุด ลาป่วย ขาดงาน มาสาย เป็นต้น ทั้งประจำเดือน ประจำปี พร้อมกับการออกรายงานสรุปผล ตรวจสอบสิทธิการลา และสามารถคำนวณหาเบี้ยขยันประจำงวด เบี้ยขยันประจำปีได้

     • คำนวณเงินสะสมกองทุน (Provident Fund) ทั้งที่หักจากพนักงาน และทางบริษัทออกให้

     • คำนวณเงินประกันสังคม (Social) เพื่อนำส่ง ซึ่งสามารถที่จะนำส่งผ่านการ Download หรือพิมพ์เป็นรายงานนำส่งได้

     • สามารถแยกกรณีการจ่ายเงินเดือนเป็น 3 ประเภท

         - การจ่ายด้วยเงินสด (Pay Cash) ซึ่งสามารถคำนวณจำนวนธนบัตร โดยแยกประเภทของธนบัตร เหรียญที่ต้องจ่าย

         - การจ่ายโดยผ่านธนาคาร (Pay to Bank) ก็สามารถพิมพ์รายงานให้กับธนาคารโดยแยก แต่ละธนาคารที่มีการจ่าย และสามารถนำส่งผ่าน File หรือการ Download ได้

         - การจ่ายด้วยเช็ค (Pay Cheque) ก็สามารถพิมพ์รายงานสรุปเพื่อเขียนเช็ค และยังสามารถกำหนดให้โปรแกรมพิมพ์เช็คจ่ายก็ได้ขึ้นอยู่กับความต้องการ

9. พิมพ์รายงานต่าง ๆ เช่น

     • รายละเอียดพนักงาน (Employee Master List)

     • รายงานบัญชีค่าแรง (Payroll Register) ประจำงวดการจ่าย ประจำเดือน และประจำปี

     • หนังสือสำคัญการจ่ายภาษี ภงด.1, ภงด.1ก

     • ใบรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย

     • ใบต่อแบบรายการแสดงการส่งเงินสมทบ สำหรับค่าจ้างประจำเดือน

     • ใบแจ้งการจ่ายเงินเดือน (Pay slip) ตามรูปแบบที่ต้องการ

     • รายงานสำหรับบัญชีแยกประเภท (Payroll Journal Report) แจ้งให้ผู้ใช้ทราบถึงการลงบัญชีแยกประเภทของระบบ และผู้ใช้ไม่ต้องนำไปบันทึกในระบบบัญชีแยกประเภทอีกครั้งหนึ่ง

     • สามารถออกแบบรายงานต่างๆ โดยผู้ใช้เองได้ (Report Generating)

     • ฯลฯ

10. สามารถใช้งานร่วมกับระบบบัญชีแยกประเภท ระบบ Production Costing และระบบ Cash Payment ของทางบริษัทได้เป็นอย่างดี โดยโปรแกรมเป็นตัวจัดการเองทั้งสิ้น

11. หากมีความประสงค์ที่จะใช้เครื่องบันทึกเวลา (Time Recorder) ทางบริษัทมีโปรแกรม Time Attendance ประสิทธิภาพสูงเป็นที่ยอมรับของลูกค้าไว้ค่อยบริการเพื่อผ่านข้อมูลการลงเวลาสู่เครื่อง PC ทำการประมวลผลโดยตรง เพื่อวิเคราะห์เวลาทำงานของพนักงานในแต่ละวัน ว่ามีการขาด สาย ล่วงเวลา อยู่กะการทำงาน เป็นต้น และสามารถเชื่อมโยงการทำงานกับโปรแกรมระบบบัญชีค่าแรงและเงินเดือนนี้ได้เป็นอย่างดี สำหรับคิดค่าแรงและเงินเดือนตามเวลาทำงานดังกล่าว