ระบบคลังสินค้ารับฝากและค่าฝาก (Warehouse Management System)

ระบบคลังสินค้ารับฝากจะเข้ามาช่วยในการบริหารงานคลังสินค้าที่รับฝากสินค้าจากลูกค้า จะสามารถทราบสถานะสินค้าคงคลังของลูกค้าแต่ละเจ้าว่ามีอยู่เท่าไร กระจายตามคลังสินค้าใดบ้างและมีระยะเวลารับฝากนานเท่าไหร่แล้ว โดยระบบเองจะแยกปริมาณสินค้าในแต่ละครั้งที่รับเข้าเพื่อสามารถรู้ถึงอายุของสินค้าที่รับฝากได้ นอกจากนั้นยังสามารถรู้ถึงปริมาณที่สามารถรับได้อีกในแต่ละคลังโดยพิจารณาจากความจุรวมที่เป็นน้ำหนักที่สามารถรับได้

ระบบนี้จะเชื่อมโยงกับระบบควบคุมการชั่งน้ำหนักของสินค้าโดยตรงเพื่อนำมาเพิ่มยอดคงคลังหรือตัดยอดสินค้าคงคลัง หรือจะใช้วิธีป้อนสินค้าเข้าไปโดยตรงได้เมื่อจุดชั่งน้ำหนักไม่ได้เชื่อมต่อผ่านระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะสามารถตรวจสอบได้ก่อนที่จะบันทึกเข้าระบบจริงได้เพื่อความถูกต้องของข้อมูล นอกจากนี้ยังมีการเชื่อมโยงกับระบบบัญชีลูกหนี้โดยระบบจะสามารถออกใบแจ้งหนี้ ใบลดหนี้และบันทึกเข้าสู่ระบบบัญชีลูกหนี้ และบัญชีแยกประเภทได้โดยอัตโนมัติ

นอกจากนั้นระบบยังมีความสามารถอื่นๆ อีกได้แก่

1. ตั้งรหัสเพิ่มเติมหรือเปลี่ยนแปลงได้โดยผู้ใช้ซึ่งจะนำไปใช้ในระบบ และระบบชั่งน้ำหนัก มีดังนี้

      1.1 รหัสสินค้า และป้อนข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวกับสินค้ารับฝาก สามารถแยกปีผลิต หน่วยนับและขนาดบรรจุ

      1.2 รหัสคลังสินค้า โดยจะแยกเป็น Godown , Silo และ Tank ซึ่งแต่ละอย่างสามารถที่จะกำหนดสถานที่เก็บย่อยลงไปอีกได้ และสามารถที่จะแยกเป็นภายในหรือภายนอกบริษัท ความจุ (ตัน) ที่จะรับเข้าได้

      1.3 รหัสลูกค้าหรือเจ้าของ , ผู้ผลิตสินค้า และผู้ส่งออกสินค้า

      1.4 ข้อมูลยานพาหนะ โดยจะกำหนดประเภทเป็นรถยนต์ หรือเรือบรรทุก และกำหนดรหัสของยานพาหนะ ถ้าเป็นรถยนต์จะเป็นเลขทะเบียนรถ ส่วนเรือบรรทุกจะให้กำหนดเอง นอกจากนั้นจะเก็บน้ำหนักของรถที่ใช้บรรทุกสินค้าขนถ่ายลงเรือได้เพื่อที่จะนำรถมาชั่งไว้ก่อนที่จะขนถ่ายหลังจากนั้นเมื่อเริ่มขนถ่ายผ่านเครื่องชั่งระบบจะชั่งแต่รถพร้อมสินค้า แต่ไม่ต้องชั่งรถเปล่าแล้ว

      1.5 รหัสค่าบริการที่จะเรียกเก็บจากลูกค้ามีดังนี้

         • ค่าฝาก

         • ค่าขนเข้า

         • ค่าขนออก

         • ค่าขนถ่ายลงเรือ

         จะกำหนดคงที่ไว้ แต่ผู้ใช้สามารถเพิ่มเติมได้เองมากกว่านี้ และจะต้องกำหนดว่าคิด VAT หรือไม่

      1.6 กำหนดรหัสบัญชีที่ใช้เชื่อมต่อไปยังระบบบัญชีแยกประเภท ซึ่งระบบนี้สามารถที่จะออกใบสำคัญบันทึกบัญชีจากระบบได้ทันที่เมื่อสั่งลงรายการ โดยระบบจะนำรหัสบัญชีที่กำหนดนี้กับข้อมูลที่เกิดขึ้นรวมบันทึกรายการ

2. บันทึกรายการสินค้าฝากเข้า - ออกคลังสินค้า โดยจะเชื่อมโยงกับระบบชั่งน้ำหนัก หรือป้อนข้อมูล เข้าไปโดยตรงได้ โดยระบบจะให้มีการยืนยันรายการก่อนจึงจะปรับปรุงสถานะของสินค้าคงคลังได้ จะทำทีละรายการหรือวันก็ได้ รายการสินค้าเข้า - ออกมีดังนี้ (Transaction Code)

      • รับเข้าจากโรงงานเป็น BAG

      • รับเข้าจากโรงงานเป็น BULK

      • ขนลงเรือเป็น BAG หรือ BULK

      • ส่งคืนโรงงาน

3. บันทึกรายการเคลื่อนไหวอื่นๆ ดังนื้ (Transaction Code)

      • โอนเข้า/ออกระหว่างโกดังกับโซโล เพื่อการเปลี่ยนรูปสินค้า

      • ย้ายสินค้าระหว่างโกดัง หรือโซโล หรือถัง

      • ผ่านท่า

      • โอนเจ้าของสินค้า

      • ประทวน

      • ปรับปรุงยอดสินค้าในคลังสินค้า

4. สามารถที่จะคำนวณค่าบริการต่างๆ ได้แก่ ค่าฝาก ค่าขนเข้า ค่าขนออก ค่าขนถ่ายลงเรือ ค่าประกันและค่าประกันผ่านท่า เป็นต้นได้ทันที โดยระบบจะให้กำหนดอัตราค่าบริการเหล่านี้ แยกตามลูกค้าหรือกลุ่มลูกค้าได้ ซึ่งวิธีการคิดค่าบริการจะขึ้นอยู่กับ Document Type

      • รับเข้าจากโรงงานเป็น BAG จะคำนวณเมื่อสิ้นเดือน

      • รับเข้าจากโรงงานเป็น BULK จะคำนวณเมื่อสิ้นเดือน

      • ขนลงเรือจะคิดเมื่อลงเรือเสร็จนั่นคือมีการสั่งปิดใบแจ้งสินค้าออก เป็นค่าขนถ่ายลงเรือทั้งออกจากโกดังและผ่านท่า

      • ผ่านท่า จะคำนวณเมื่อสิ้นเดือน

      • ส่งคืนโรงงาน จะคำนวณเมื่อสิ้นเดือน

5. จะมีหลักเกณฑ์ต่างๆในการคำนวณดังนี้

      • อัตราต่างๆ ที่อธิบายถึงสามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยผู้ใช้

      • การคำนวณสามารถพิจารณาเป็นวัน หรือเดือนก็ได้ ในกรณีการนับเดือน จะพิจารณาถึงวันสิ้นเดือนนั้น ในกรณีที่สินค้าเข้ามาฝากระหว่างเดือน ซึ่งถ้าระยะฝากไม่เกิน 15 วัน จะคิดครึ่งเดือน ถ้าเกินกว่า 15 วัน จะคิด 1 เดือน

      • ในกรณีเปลี่ยนเจ้าของจะไม่มีผลกับระยะเวลา โดยจะออกบิลเรียกเก็บกับเจ้าของที่รับโอนกรรมสิทธิ์

      • การคำนวณค่าบริการต่างๆ จากระบบจะดึงรายการไปออกใบแจ้งหนี้ (Debit Note) ได้ทันที โดยผู้ใช้ไม่ต้องนำรายการที่คำนวณได้ไปป้อนเข้าระบบอีกครั้งหนึ่ง และระบบจะมีการออกรายงานค่าฝากออกมาให้ดูได้หลังจากที่มีการคำนวณแล้วในระดับรายการที่บันทึกรับเข้าและตัดออกตามลำดับการเข้าออกของแต่ละเอกสารใบนำส่ง เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง และยืนยันกับลูกค้าได้ตามใบนำส่ง

6. บันทึกเปิดงานขนสินค้าออกจากสถานที่เก็บลงเรือ เพื่อใช้ควบคุมปริมาณขนออกลงเรือได้ จัดพิมพ์เป็นใบแจ้งสินค้าออก ใบแจ้งค่า Weight Survey และคิดค่าขนถ่ายลงเรือได้ทันทีเมื่อปิดงานขนถ่ายแล้ว สามารถแสดงสถานะการขนถ่านได้ตลอดเวลาเพราะระบบงานขนถ่ายนี้เชื่อมโยงกับระบบชั่งน้ำหนัก

7. สามารถบันทึกปรับยอดในคลังสินค้าได้กรณีที่ผิดพลาดหรือต้องการที่จะเปลี่ยนแปลงบางอย่างได้โดยจะไม่มีผลต่อการคำนวนค่าบริการของระบบ

8. สามารถบันทึกเปลี่ยนแปลงเจ้าของได้หลังจากที่ได้รับสินค้าเข้าสู่คลังแล้ว

9. สามารถบันทึกใบประทวนสินค้าที่เจ้าของกระทำขึ้นเพื่อให้รู้ว่าเจ้าของได้นำสินค้าไปค้ำประกันไว้เท่าไหร่ เมื่อออกรายงานจะสามารถทราบยอดรวมได้ทันทีในแต่ละสินค้าว่าติดประทวนอยู่

10. สามารถบันทึกคุณภาพของสินค้าเข้าไปภายหลังได้โดยแยกเป็นค่า POL, ค่า BRIX และค่า MOI ได้แล้วระบบจะหาค่าเฉลี่ยในแต่ละสถานที่เก็บได้

11. สามารถที่จะออกใบแจ้งหนี้หรือใบเพิ่มหนี้ได้จากระบบโดยการคำนวณตามที่กล่าวมา หรือจากการป้อนเข้าไปโดยตรงได้และพิมพ์เป็นใบแจ้งหนี้ออกมาจากระบบได้เลย มีรายงานที่คุมการออกใบแจ้งหนี้ได้เป็นแบบช่วงเวลาและมีรายงานสรุป และสามารถนำไปออกใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงินจากระบบได้

12. สามารถที่จะออกใบลดหนี้ให้กับลูกค้าได้ พร้อมใบกำกับภาษี

13. สามารถที่จะออกรายงานอื่นๆ อีกมากมายได้แก่

       - ออกเอกสารต่างๆ ได้แก่ ใบรับของชั่วคราว ใบส่งมอบสินค้า ใบแจ้งยอดคงเหลือ ใบแจ้งโอนกรรมสิทธิ์ รายงานน้ำหนักขาดเกินโรงงาน

       - ออกรายงานประจำวันต่างๆ ได้แก่ รายงานสินค้าเข้าออก รายงานการส่งวิเคราะห์ความหวาน รายงานสินค้าคงเหลือรวมปีผลิต รายงานสินค้าคงเหลือรายตัว เป็นต้น

       - ออกรายงานประจำเดือน ปีและสะสม ได้แก่ สถิติประจำโรงงานสะสมเข้า รายงานสินค้าส่งออกตามโควต้าการส่งออก รายงานประมาณการเนื้อที่เก็บ เป็นต้น

       - รายงานส่งกระทรวง

       - รายงานภาษีขาย